Assistant·e de la Directrice de l'Enssib H/F - Ecole Nationale Superieure des Sciences

Le poste d'assistant proposé est rattaché à la directrice de l'Enssib.

MISSIONS D'ASSISTANT.E DE LA DIRECTRICE DE L'ENSSIB :
- Organisation des déplacements de la directrice et des personnels des missions rattachées (5 agents),
- Gestion de l'agenda et des communications téléphoniques de la directrice,
- Organisation opérationnelle du Conseil d'administration de l'Enssib (4 séances par an), en collaboration avec la direction et le président du conseil d'administration ; rédaction du PV des séances, Planification et organisation des comités de direction et comités de direction élargis, diffusion des ordres du jour,
- Suivi du circuit des parapheurs après supervision de ceux-ci par le DGS, Gestion des lignes budgétaires de la direction,
- Assistance à l'organisation d'événements internes et institutionnels de l'école,
- Suivi du tableau des enquêtes et réponses à renvoyer aux tutelles.

L'assistant.e travaille également en collaboration étroite avec le directeur général des services (DGS) et son assistante, ainsi qu'avec les autres membres du comité de direction (8 personnes).
Une continuité de service réciproque doit être assurée entre l'assistant.e de la directrice et l'assistante du Directeur général des services.
En l'absence ponctuelle de l'assistante du DGS :
- Traitement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono du secrétariat,
- Elaboration de l'agenda de la semaine de l'Enssib,
- Modération de mails adressés à certaines listes de diffusion,
- Gestion des lignes budgétaires d'administration générale et autres missions nécessaires au bon fonctionnement de la DGS.

MISSIONS JURIDIQUES :
- Veille juridique (suivi de la réglementation et des réformes au sein de l'ESR, de la fonction publique.),
- Analyse juridique (actes réglementaires de l'école, délégation de signature, instances et statuts, règles de la fonction publique, propriété intellectuelle.),
- Gestion des conventions (suivi et analyse juridique).

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Sens de l'analyse (législation et jurisprudence), Connaissance de l'enseignement supérieur, Rigueur, sens de l'organisation, Esprit de synthèse, Capacité à identifier et gérer les priorités,Maîtrise des outils bureautiques et numériques, Capacité d'anticipation, Capacité à évaluer les risques juridiques,Aisance relationnelle, Bonne expression écrite et orale

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.