Assistant·e de Direction H/F - Robert Walters

Robert Walters est un cabinet de recrutement britannique créé en 1985, présent dans 31 pays à travers le monde et propose des opportunités professionnelles en CDI, CDD et en intérim.

Processus de recrutement

Si votre candidature était retenue, nous vous proposerons un accompagnement/coaching à chaque étape du processus suivant :

* Premier échange téléphonique de préqualification avec un(e) de nos consultant(e)s
* Entretien exploratoire (présentiel ou visio) pour faire le point sur votre recherche, avec nos recommandations.
* Rencontre(s) avec le Client dans leurs locaux.
* Retours rapides dès réception d'une réponse et débriefing.Une entreprise internationale de premier plan, basée à Saint-Ouen-Sur-Seine et reconnue pour son expertise dans le secteur automobile, recherche une Assistant.e de Direction H/F pour accompagner trois responsables.

Poste à pourvoir en longue mission d'intérim (6 Mois+), pour un start prévu pour Septembre.
Rémunération selon profil pouvant aller jusqu'à 55k.

En tant qu'Assistant.e de Direction H/F, vous serez le pilier organisationnel du département. Votre rôle consistera à orchestrer l'ensemble des activités administratives pour trois responsables exigeants mais bienveillants : gestion proactive des agendas complexes, anticipation des besoins logistiques pour les nombreux déplacements internationaux.

Vos principales missions seront :

* Organiser et coordonner les déplacements professionnels nationaux et internationaux pour les équipes ventes automobiles, incluant réservations, itinéraires et suivi logistique complet.
* Préparer et organiser la logistique des événements internes et externes tels que workshops, réunions stratégiques ou séminaires avec une attention particulière aux détails.
* Rédiger divers documents administratifs (notes, courriers, procédures internes, comptes rendus) en français et en anglais afin de garantir la qualité des communications officielles du département.
* Gérer les commandes de fournitures, le suivi des achats ainsi que les notes de frais pour l'ensemble du département afin d'assurer un fonctionnement fluide au quotidien.
* Accueillir les visiteurs français et étrangers avec professionnalisme et convivialité lors des rendez-vous ou événements organisés sur site.
* Suivre les indicateurs d'activité du département (reportings réguliers) et assurer la communication interne auprès des parties prenantes concernées.
* Prendre en charge certains aspects budgétaires liés à l'activité administrative du département sous la supervision directe des responsables.
* Collaborer étroitement avec les équipes basées à Stuttgart pour garantir la bonne circulation des informations stratégiques et confidentielles entre les différents sites européens.
* Utiliser quotidiennement les outils bureautiques (Pack Office) ainsi que les logiciels internes pour optimiser l'efficacité organisationnelle.

La maîtrise de l'Anglais Courant est indispensable, l'Allemand serait fortement apprécié.

Le profil idéal ?

* Expérience confirmée dans un poste similaire d'assistanat de direction auprès de cadres dirigeants ou managers dans un environnement international exigeant.
* Maîtrise parfaite du français écrit et oral ainsi qu'une excellente aisance rédactionnelle pour produire tous types de documents administratifs officiels.
* Anglais courant indispensable afin d'interagir efficacement avec les équipes internationales ; la connaissance de l'allemand serait un atout supplémentaire apprécié.
* Solide maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des outils collaboratifs numériques utilisés dans les grandes entreprises industrielles.
* Capacité avérée à organiser et coordonner des déplacements professionnels complexes impliquant plusieurs intervenants internes/externes sur différents sites européens.
* Sens aigu du service client interne allié à une grande discrétion dans le traitement d'informations sensibles ou confidentielles liées aux activités stratégiques du département.
* Aptitude naturelle à travailler en équipe multiculturelle tout en faisant preuve d'autonomie dans la gestion quotidienne des priorités fluctuantes.
* Excellentes compétences interpersonnelles permettant d'accueillir chaleureusement visiteurs et partenaires extérieurs lors d'événements professionnels variés.
* Rigueur administrative associée à une forte capacité d'adaptation face aux imprévus inhérents au secteur automobile international.
* Formation supérieure Bac +2 minimum type BTS Assistant(e) Manager ou équivalent ; toute spécialisation complémentaire sera valorisée.