Gestionnaire Administratif H/F - Fonction publique Hospitalière

Finances
Elaboration des demandes d'achat de fournitures (recherche des références articles sur le catalogue interne de l'AP-HP, demande de devis aux fournisseurs, élaboration de la demande d'achat)
Réception des livraisons
Mise à jour des tableaux de suivi des commandes et archivage des documents
Réservation des déplacements du personnel et suivi des remboursements des frais engagés
Suivi mensuel des soldes disponibles sur les logiciels dédiés et contrôle trimestriel des soldes communiqués par les services partenaires
Suivi des demandes de versement de fonds et des notifications de versement en lien avec les services compétents et les partenaires financiers
Transmission des conventions et avenants au service compétent
Mise à jour des outils de suivi des finances
Edition des conventions avec les partenaires (publipostage, suivi des signatures)
Ressources humaines
Constitution des dossiers administratifs des agents recrutés et soumission au service compétent
Préparation des modifications de contrats des agents en poste : renouvellement, changement de métier, passage d'échelon
Mise à jour des outils de suivi du personnel et archivage des documents
Collaboration avec les services compétents
Saisie des plannings du personnel sur le logiciel dédié
Demande de création de planning pour les nouveaux arrivants
Missions ponctuelles
Support à l'aide à la facturation

Savoir faire

Maitriser l'outil informatique
Savoir prioriser

Savoir être

Rigueur
Sens de l'organisation
Sens des responsabilités
Esprit de synthèse
Esprit d'équipe
Confidentialité

Connaissances

Gestion administrative
Communication avec plusieurs services transversaux

Diplôme
Bac +2 minimum