CDD - Secrétaire de Direction H/F - ARS BOURGOGNE FRANCHE COMTE

Apportez votre expertise au sein de la direction de l'organisation des soins et de l'autonomie :

La Direction de l'Organisation des Soins et de l'Autonomie (DOSA) a pour mission de décliner le PRS, d'animer et planifier l'offre de soins et d'assurer le suivi des établissements avec les acteurs des territoires et de définir et mettre en oeuvre de manière transversale la politique nationale et régionale de l'organisation médico-sociale en couvrant à la fois les champs personnes âgées et personnes en situation de handicap.
La direction est chargée des fonctions d'organisation de l'offre et du pilotage des schémas et programmes relevant des secteurs sanitaire et médico-social. En lien avec les autres directions métiers et supports, la direction de l'organisation des soins et de l'autonomie met en oeuvre les missions liées aux autorisations et à la contractualisation avec les établissements de santé et les établissements et services médico-sociaux.
La direction a la charge de la stratégie régionale des soins hospitaliers mise en oeuvre dans chaque territoire par les Directions Territoriales, mais également de l'accompagnement des ressources humaines du système de santé.
Elle a également la responsabilité de la gestion de certains professionnels de santé et certaines situations individuelles.

Vos missions :

Au sein du pôle Pilotage et Appui à la Gouvernance de la Direction de l'Organisation des Soins et de l'Autonomie, vous apportez un appui administratif et logistique quotidien à la directrice de l'organisation des soins et de l'autonomie, aux membres du CODIR DOSA, et, le cas échéant, d'autres membres de l'équipe de direction, vous l'assistez dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.
Vous organisez et coordonnez l'activité de la direction en fluidifiant le passage d'information et en facilitant la mise en oeuvre des missions et la collaboration avec les partenaires internes et externes.
- Assurer l'organisation des agendas de la direction
- Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres siégeant
- Gérer les déplacements de la directrice, ou des autres membres de la direction
- Assurer la constitution des fonds de dossiers en lien avec le suivi de l'agenda et les tenir à disposition du directeur en temps utile
- Evaluer, signaler et orienter les urgences ou les dysfonctionnements
- Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs
- Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction
- Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels
- Rédiger, des relevés de décisions, comptes-rendus, rapports, etc.

Et si vous aviez le bon profil?

Vous connaissez :

· Bureautique et outils collaboratifs

· Environnement administratif, institutionnel et politique

· Gestion de l'information

· Techniques de rédaction

Vous avez :

· Aisance relationnelle

· Esprit d'initiative

· Autonome

· Faculté d'adaptation

Vous savez :

· Archiver

· Communiquer

· Concevoir un support, un document

· Prioriser

· Rédiger

· Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité

Formation, certification ou diplôme requis :

Bac +2

Expérience professionnelle :

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine

Le poste peut convenir à une nouvelle orientation professionnelle

Formations prévues dans le cadre de la prise de poste :

A définir selon le profil