Secrétaire Administratif - Tribunal Judicaire de Mende 48 - Fonctionnaire - Justice de Proximité H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétaire administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

Le secrétaire administratif assiste un responsable dans la gestion quotidienne de son travail. Il exerce notamment ses fonctions auprès du Président, chef de juridiction, et/ou du directeur de greffe.

1- Direction/ Administration / Gestion
- Gérer les agendas
- Préparer les réunions
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement
- Organiser la documentation
- Diffuser et afficher l'information
- Elaborer des documents administratifs, dactylographier et mettre en page les documents, collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
- Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent
- Donner des renseignements d'ordre général
- Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels
- Organiser et suivre le plan de classement du service, archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure :
- Réceptionner les pièces de procédure
- Enregistrer dans les applicatifs métiers
- Aide à la préparation et au suivi des audiences (établir des convocations, avis, notifier les décisions)
- Gérer la communication électronique du dossier
- Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

3- Accueil, information et renseignement

4- Service support et logistique :
- Prendre en charge les aspects logistiques
- Gérer les plannings de réservation
- Gérer les fournitures, les badges d'accès, les clés etc.

savoirs :
- Circuits administratifs
- Organisation administrative et judiciaire
- Outils bureautiques
- Outils de communication
- Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

savoir être
- Avoir le sens de l'organisation
- Avoir le sens des relations humaines
- Être à l'écoute
- Être autonome
- Être réactif
- Faire preuve d'initiative
- Faire preuve de capacité d'adaptation
- Faire preuve de discrétion
- Savoir anticiper

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savoir-faire :
- Alimenter des tableaux de bord et statistiques
- Appliquer les textes législatifs et réglementaires
- Maîtriser les nouvelles technologies
- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Organiser sa charge de travail
- Travailler en équipe