Secrétaire Administratif - Administrative H/F - Association les Amis de la Providence

L'institution Notre Dame de la Providence est un établissement social autorisé par le Conseil départemental au titre de la protection de l'enfance pour accompagner des enfants et des famille sur un des ses dispositifs (pouponnière, Maison d'enfants, Accueil Mère Enfants, Espace rencontre) en fonction des décisions administratives ou judiciaires.L'association Les Amis de la Providence recrute un(e) secrétaire administratif (ive) au sein du service de l'espace rencontre.

Vous transmettez les informations administratives, documents et communications variées pour un ou/des
responsable(s) hiérarchique(s) et/ou pour une équipe. Vous dépendez hiérarchiquement du cadre administratif et fonctionnellement du responsable éducatif.

Vous êtes au carrefour de l'information et de la communication de la structure. Le poste requiert une forte capacité de concentration et d'adaptation.
- Accueil physique et téléphonique
- Orientation du public (partenaires, familles)
- Traitement administratif des courriers et des mails
- Réalisation d'activités administratives : organisation des plannings, saisie des comptes rendus de réunion, gestion des dossiers dans le logiciel métier
- Mise à jour des indicateurs d'activités
- Préparation des rapports d'activités

Une formation en interne sera mis en place en binôme pour votre prise de poste

Votre PROFIL :
Vous avez une EXCELLENTE maîtrise des règles orthographiques et grammaticales.
Vous savez respecter les procédures établies tout en étant force de proposition pour contribuer à l'amélioration du service rendu.
On vous reconnait une bonne communication, de la discrétion, et un bon sens de l'organisation.
Vous savez vous rendre disponible tout en gérant les priorités.
Vous savez utiliser les outils collaboratifs en ligne (Gmail, Calendar...)

Vous travaillerez les mercredis de 8h30 à 12h et de 13h30 à 18h et les jeudis de 8h30 à 12h30 et de 14h à 18h)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Réaliser la gestion administrative du personnel, Utiliser les outils numériques, #LNV

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).