Secrétaire Administratif à la Cour d'Appel de Besançon - Secrétariat Directrice de Greffe H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Secrétariat de la directrice de greffe et de la cellule de gestion.

Cellule de gestion :
- Création de DA
- Formalisation des bons de commande
- Formalisation des SF Chorus et formalisation des SF papiers
- Tableaux de suivi avec le directeur de greffe
- Préparation travaux charges à payer et fin de gestion + collaboration DPG et répartition des crédits notifiés

Secrétariat directeur de greffe :
- Gestion des absences (congés, arrêts statutaires, autorisations d'absence) et horaires dans KELIO
- Préparation de courriers à la signature du DG
- Traitement du courrier arrivé de la juridiction
- Notifications statutaires
- Permanence téléphonique
- Gestion administrative des dossiers des fonctionnaires
- Interface de l'équipe de direction du greffe
- Consignes aux adjoints techniques : courses, réception commandes, mise en place salle, café...

Economat :
- Élaborer des tableaux de gestion des stocks pour tous les types de fournitures (fournitures de bureau, consommables informatiques, consommables MAA, boîtes archives...)
- Proposer les commandes à la directrice de greffe en fonction des besoins
- Préparer les commandes sur internet (UGAP, LYRECO, APPEL du LIVRE...)
- Assurer la préparation des listes de fournitures des services
- Réceptionner les livraisons et ranger

Secrétariat médecin de prévention : convocations du médecin de prévention, prise de rendez-vous et suivi des dossiers de médecine de prévention (environ 60 fonctionnaires et magistrats).

Diverses autres tâches en lien avec la directrice de greffe

Cet emploi est ouvert uniquement aux fonctionnaires

Connaissances

Circuits administratifs

Organisation judiciaire et administrative

Outils bureautiques et tableurs

Règles budgétaires et comptables

Statut général de la fonction publique

Savoir-être

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation
Afficher la suite
Etre à l'écoute,

faire preuve de discrétion

Etre autonome

Etre réactif,

Faire preuve d'initiatives

Faire preuve de rigueur,

Etre extrêmement vigilant

Savoir anticiper

Savoir-faire

Appliquer les textes règlementaires et législatifs

Maîtriser les nouvelles technologies

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Organiser sa charge de travail, savoir prioriser

Travailler en équipe