Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Responsable du Service Exploitation Maintenance et Régie des travaux, l'assistante administrative assure la gestion des dossiers transversaux et intervient au quotidien auprès des membres du service et des collaborateurs exerçant des responsabilité opérationnelles propres au poste occupé.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Activités principales :
- Assurer l'accueil, réception, orientation.
- Assurer le traitement et le suivi administratif
- Réceptionner les appels d'administrés et partenaire des cellules et transmettre les messages.
- Gestion de l'enregistrement des tous les courriers et demande d'interventions
- Suivi des courriers arrivés.
- Préparer, Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu émis par le service
- Vérifie les parapheurs et assure leur gestion
- Etablir les commandes de fourniture et intervention
- Gestion des fiches ATAL
- Engagement et facturation des commandes de prestations
- Classement et archivages des documents
- Préparations des dossiers d'astreinte technique hebdomadaire
- Compte rendu relative aux déplacements des états d'astreinte.
- Mise à jour des tableaux de suivi et de contrôle
- Etablir des consultations relatives aux missions hors marchés
- Informations aux service utilisateurs du suivi des interventions
- Assurer le lien avec le responsable et les cellules
- Gestion de la flotte automobile
- Tenir à jour le planning de congés du service
- Suivi administratif du personnel dans le cadre des pointages mensuel
- Assister aux réunions

Formations et qualifications obligatoires :
- Expérience souhaitée sur un poste similaire en administratif
- Socle de compétences minimum en informatique à tous métiers-repères

Savoir :
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité
- Connaître les règles et les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maitrise des outils informatique (Word, Excel, internet, intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifique (ATAL, Cindoc/Doc flow- SITI - CIRIL RH et Finance) (Formation en interne)

Savoir faire :
- Capacités organisationnelles
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Savoir gérer les priorités et les situations d'urgence
- Savoir rendre compte de son activité à la hiérarchie
- Capacités rédactionnelles
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Technique de secrétariat

Savoir être :
- Aptitudes au travail en équipe
- Capacité d'adaptation
- Savoir analyser et synthétiser
- Planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir écouter
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Dynamisme / Amabilité / bienveillance
- Sens de l'initiative / réactivité
- Discrétion / confidentialité
- Disponibilité
- Rigueur et organisation
- Conscience professionnelle