Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité du responsable de service Éducation à l'environnement et développement durable, l'assistant(e) administratif(ve) a pour missions d'assister le responsable de service dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants internes et externes. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service.

- Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

* Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique du service
- Réception, enregistrement, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Gestion de l'agenda et rappel de rendez-vous du personnel du service
- Gestion administrative du courrier (Rédaction, mise en forme, envoi dans le circuit de signature, suivi et archivage, reprographie)
- Préparation, rédaction, mise en forme, classement et archivage des documents suivants selon le cadre défini par l'administration (version papier et numérique) : courriers, prise de notes, comptes-rendus, décisions, notes de service, conventions, délibérations, attestations de service fait, etc.
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Réservation de salles, de matériels et de véhicules pour répondre aux besoins du service (manifestations, réunions, formation etc.)
- Organisation les déplacements
- Enregistrement les demandes d'intervention du service et suivi de leur avancement
- Gestion des commandes auprès des prestataires mobilisés par le service (création de tiers, établissement de bons de commande, contrôle des factures)
- Gestion des outils de suivi d'activités du service (tableaux de bord, tableaux de suivi financier, tableaux de suivi des indicateurs...)
- Suivi administratif des personnels du service (congés, suivi des heures supplémentaires, formation, notes de services, entretien annuel, et autres procédures provenant de la DRH)

* Activités spécifiques
- Participer aux manifestations organisées par le service pour le suivi administratif et logistique (attestations de service fait, vérification des prestations commandées, gestion administrative des imprévus)
- Recherche de prestataires et demande de devis pour les manifestations organisées par le service

* Formations requises :
CAP/BEP secrétariat ou comptabilité, Bac Pro secrétariat ou comptabilité ou équivalent.

* Savoir :
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques (Maarch, Ciril Finances, Ciril RH, etc.)

* Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe

* Savoir-être :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité