Assistante de Direction - d'R H - Direction des Soins H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Au sein d'un secrétariat commun, Les missions communes aux 2 assistantes sont les suivantes :
Gestion administrative et organisationnelle
- Assurer la gestion des agendas et de la messagerie électronique du secrétariat,
- Planifier les rendez-vous et organiser les réunions (réservations de salles, convocations, préparation de l'ordre du jour),
- Gérer le courrier entrant et sortant (tri, distribution, enregistrement, rédaction et envoi des réponses),
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes, en présentiel comme par téléphone,
- Assurer la prise de messages et leur transmission dans les délais impartis.

Missions principales :
Suivi documentaire et traitement de l'information
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (notes, courriers, comptes rendus, tableaux),
- Effectuer le classement, l'archivage et la numérisation des documents,
- Assurer la mise à jour régulière des bases de données et des fichiers informatiques,
- Réaliser la reproduction, la diffusion et la transmission des documents aux services concernés.
Support aux ressources humaines et dossiers transverses
- Participer à l'élaboration et au suivi des dossiers annuels :
o Organisation des entretiens professionnels,
o Suivi et consolidation des congés,
o Gestion du dispositif « forfait mobilité durable »,
- Assurer le suivi administratif des demandes de médailles du travail,
- Organiser les rendez-vous liés à la discipline et au contentieux,
- Diffuser les préavis de grève auprès des parties prenantes,
- Mettre à jour et diffuser le tableau de garde en lien avec les services concernés.

Connaissances et aptitudes requises :
- Connaître les procédures, les directives et les protocoles mis en place dans l'établissement
- Maîtrise de l'orthographe
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Synthétiser les informations pour les remettre au responsable
- Rédiger des notes ou courriers administratifs

Manière de servir :
- Etre accueillante et disponible
- Discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe

Conditions d'accès :
- Expérience en Assistanat de Direction exigée
- Diplômes : BTS domaine Secrétariat