Assistant du Sous-Préfet et du Secrétaire Général H/F - Fonction publique de l'État

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :
Assistant de direction / ADM005A
Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales
Au coeur du fonctionnement de la sous-préfecture, l'assistant(e) de direction est l'interlocuteur(trice) direct(e) du sous-préfet, garantissant la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires.
Organisation et secrétariat
- Gestion de l'agenda du sous-préfet et du secrétaire général ;
- Préparation des dossiers, traitement du courrier et des communications ;
- Rédaction et mise en forme de courriers et documents.

Réunions et coordination
- Planification, logistique et suivi des réunions, y compris celles à l'extérieur ;
- Préparation des réunions hebdomadaires et coordination avec les services concernés.

Accueil et protocole
- Accueil des personnalités et invités ;
- Préparation des visites ministérielles et cérémonies officielles.

Logistique et intendance
- Suivi des événements à la résidence (repas, invitations, coordination avec le personnel) ;
- Organisation des déplacements (chauffeur, véhicules, réservations, missions).

Appui transversal
- Mise à jour des fichiers de contacts ;
- Suivi de dossiers ponctuels et appui bureautique.

Votre environnement professionnel
Activités du service : L'agent exerce ses missions au sein du secrétariat général, en charge des fonctions supports de la sous-préfecture : secrétariat, gestion budgétaire, intendance de la résidence, conduite et logistique, conciergerie.
Composition et effectifs du service :
3 agents de catégorie C à dominante administrative
3 agents de catégorie C à dominante technique

Liaisons hiérarchiques :
Sous-Préfet
Secrétaire général de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles : Élus, services de la sous-préfecture et de la préfecture, services déconcentrés de l'État, collectivités territoriales, partenaires institutionnels, usagers.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
S'avoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Vos perspectives
Grande disponibilité, réactivité constante, discrétion absolue et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la sous-préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires.
Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum