Secrétaire en Antenne Médicale H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:
ACCUEIL et ORIENTATION
1- Superviser l'accueil physique et téléphonique des consultants et des différents services.
2- Identifier et hiérarchiser les différentes demandes.
Enregistrement des venues, orientation vers les soignants (soins, consultations, vaccins, demandes d'aptitudes, CNCI).
3- Gestion et planification du planning des médecins d'unité en réaction avec les spécificités et contraintes inhérentes au service: assurer la programmation des visites médicales périodiques des unités abonnées de la 1ère AMS et des consultations familles.

GESTION DES DOSSIERS MEDICO-ADMINISTRATIFS
1- Suivi des expertises particulières, TAP, PLB, Plongée (GIGN)
Supervision, gestion et classement des dossiers papier
Rédaction et prise en compte des DAPIAS et RC de 1er niveau.
Gestion des annexes médicales (retour d'analyses, courriers médicaux, compte-rendu, convocation sur sollicitation des médecins d'unité, prise de rdv de consultation d'expertise...)
2- Numérisation des courriers et résultats médicaux, incrémentations des documents scannés dans le dossier médical informatique des patients. Transmission pour visa des médecins.
Mise à jour administrative des dossiers: mise à jour des données personnelles, ordres de mutations, affectations, fins de services...)

TÂCHES TRANSVERSALES
Formation des GAV aux fonctions inhérentes au Pôle Accueil en AMS
Tâches informatiques (messagerie / réseau institutionnel /intragend / intradef / interne / AXONE)
Formation au profit des référents santé des Unités du GBGM

TÂCHES PAR SUPPLEANCE
Autres tâches de secrétariat
Pôle parcours du soin
Pôle secrétariat / CDT

ARCHIVAGE

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Partie administrative et gestion des dossiers médicaux du personnel rattaché à la 1ère antenne médicale spécialisée - SATORY
Assurer la cellule fichier de l'antenne: fonctionnement administratif de la 1ère AMS
Consultations médicales
Réalisation des visites médicales périodiques des gendarmes
Participation à la gestion des personnels de la 1ère AMS (notation, avancement, etc.)
Intermédiaire entre la Gendarmerie et la CNMSS
Gestion des mouvements des dossiers médicaux++
Gestion des prises de rendez-vous (planning)
Délivrance lots de soutien

Composition et effectifs du service
1 médecin chef
4 médecins adjoints d'active, 1 interne des hôpitaux des armées et 5 médecins réserviste
8 infirmiers d'active et 8 infirmiers réservistes, 1 kiné réserviste
1 CSTAGN - 1 GAV
2 secrétaires administratives civiles

Liaisons hiérarchiques
MDL, cheffe du secrétariat
Médecin chef d'antenne de la 1ere AMS
Médecin général commadant le 2e CMA Île de France

Liaisons fonctionnelles
Le personnel de la 1ère AMS
La région de gendarmerie Île de France
Les unités de gendarmerie dépendantes de la 1ère AMS
Les secrétariats des autres antennes du CMA
Les secrétariats médicaux des services des hôpitaux

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique requis
Connaître l'environnement professionnel niveau pratique à acquérir

Savoir-faire
Savoir rédiger niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir appliquer la réglementation niveau pratique requis

Savoir-être
avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
savoir accueillir niveau maîtrise requis
savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives: Évolutions statutaires

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans