Secrétaire - Assistant de Gestion H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

L'assistant de gestion, directement rattaché à la responsable de l'état-major, réalise des travaux de gestion administrative courante des agents de la délégation et des actions d'organisation quotidienne du travail en lien avec une autre assistante de gestion:

1. Missions de secrétariat:

- Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d'attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux;
- Gestion administrative courante: numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation;
- Traitement du courrier: courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis;
- Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi);
- Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers;
- Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID;
- Gestion du parc de téléphonie mobile (demandes et incidents);
- Gestion des déplacements des agents de l'ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais); Cette tâche implique également, en chaque fin d'année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire.
- Gestion des fournitures administratives;
- Saisie et suivi des demandes d'achat en lien avec plusieurs agents de l'état-major;
- Constatation des services faits en lien avec plusieurs agents de l'état-major;
- Recensement des matériels en stock ;
- Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs;
- Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d'ordre budgétaire);
- Participer aux réunions de l'état-major et y rendre compte des dossiers suivis en propre.

2. Missions d'archivage

- Organisation et classement des archives;
- Alimentation d'une base de données existante;
- Destruction des documents ayant dépassé la date d'archivage légale.

Conformément à la circulaire du secrétaire général en date du 9 février 2018 relative au pilotage des DIR SG, «cette organisation initiale est susceptible d'évoluer ultérieurement avec la montée en compétence».

Connaissances
Environnement administratif, institutionnel et politique
Maîtrise des logiciels bureautiques et informatiques

Savoir-faire
Sens du dialogue
Sens de l'organisation et de la méthode
Traduire un besoin, une demande
Travailler en réseau
Sens de la confidentialité
Rendre compte
Polyvalence

Savoir-être
Etre autonome
Sens des relations humaines et du travail en équipe
Etre rigoureux
Prise d'initiative
Réactivité