Assistant·e Administratif·ve et Pédagogique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission du poste

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative de l'UFR Médecine, vous participerez à la gestion administrative et financière de la composante, et assurerez le suivi de formations initiales en contribuant aux activités pédagogiques du collegium.

Vos activités principales seront:

Accueil téléphonique et physique, diffusion de l'information

Gestion des achats et des dépenses de la composante, gestion des missions et remboursement des frais de déplacements

Coordination et organisation matérielle des événements pédagogiques (salons étudiants, cérémonies, jurys...)

Suivi des heures prévisionnelles et validation des heures réalisées des enseignants dans l'outil de gestion dédié

Réalisation et gestion des emplois du temps pour l'ensemble des diplômes, placements, suivi des salles et modifications

Saisie des dossiers d'inscription des étudiants, suivi des notes et de l'assiduité

Préparation des calendriers d'examens, réservation des salles, gestion des sujets

Organisation des surveillances d'examens en coordination avec le service de scolarité

Préparation des jurys

Suivi des stages (agréments des structures d'accueil, conventions rapports et évaluations)

Le Profil recherché :

- Formation et/ou expérience en secrétariat ou gestion administrative et financière

- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur

- Connaissance des parcours de formations supérieures, en particulier en Santé

- Connaissance des techniques de communication orale et écrite

- Maitrise des outils de bureautique et de communication numérique

- Pratique d'applicatifs de gestion

- Aisance relationnelle
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- Aptitude à rendre compte, alerter en cas de dysfonctionnement liés aux opérations de gestion

- Sens de l'organisation, capacité à identifier les priorités en fonction des contraintes et des échéances

- Capacité à gérer la confidentialité des informations et des données confiées

- Réactivité

- Appétence au travail en équipe

- Rigueur et fiabilité