Assistante - Assistant de Direction et Gestionnaire Budgetaire H/F - Conseil d'Etat

Votre environnement professionnel :

La direction de l'information et de la communication (Dircom) élabore la stratégie globale de communication de la justice administrative. Elle met en oeuvre les actions qu'elle propose dans son plan de communication et accompagne les différentes juridictions administratives dans la réalisation de leurs actions de communication.

Rattachée directement au secrétariat général du Conseil d'État, la Dircom est composée d'une directrice, de son adjoint, du titulaire du poste et de 7 chargés de communication

Effectifs: 10

VOS MISSIONS

Polyvalent, polyvalente, vous assistez l'équipe de la Dircom dans l'organisation quotidienne de son travail, participe aux actions de communication et suit les dépenses de la direction, sous le pilotage de la directrice et de son adjoint.

Vos principales activités sont les suivantes:

Appui à l'activité de la Dircom et à son organisation

- Piloter le calendrier des actions de la Dircom: identification des actions, programmation calendaire, suivi du respect des délais...

- Gérer les prestataires de la Dircom: référencement, suivi des prestations (délais, questions administratives, livraison...)

- Gérer le fonctionnement de l'équipe: réunions d'équipe (planification, ordres du jour...), serveur commun, programmes d'accueil des stagiaires, déplacements, matériel de travail...

- Gérer le stock des objets de relations publiques et des productions imprimées, ainsi que leur archivage

Actions de communication

- Mettre en ligne des actualités des directions sur la page d'accueil du site intranet

- Assurer la logistique des événements externes et internes : Journées européennes du patrimoine, séminaire annuel des référents communication, conférences de presse...

- Gérer les sollicitations de la Dircom par le public: numéro dédié et boite mail «contact»

Suivi des dépenses de la Dircom

- Etablir les demandes d'achat, créer ou modifier des tiers, veiller à la bonne transmission des bons de commandes, constater les services faits

- Suivre les dépôts de factures et la réalisation des paiements

- Piloter le tableau de suivi des dépenses.

Des formations, notamment à l'utilisation de l'application Chorus pour le suivi des dépenses, seront proposées, si nécessaire.

Ce poste requiertde la disponibilité.

Des formations, notamment à l'utilisation de l'application Chorus pour le suivi des dépenses, seront proposées, si nécessaire.

Liens hiérarchiques et fonctionnels:

N+1: directrice de la communication / adjoint à la directrice de la communication

N+2: secrétaire général

Le profil recherché est celui d'une personne polyvalente, rigoureuse, organisée et disponible.

Une expérience sur un poste similaire au sein de services métier dans des établissements publics est souhaitée. Une expérience dans le domaine de la communication serait un atout.

Vous possédez les compétences suivantes :

Connaissances

Niveau expert :
Afficher la suite
- Connaissance du fonctionnement d'un service

Niveau pratique :

- Outils Chorus

- Circuit de la dépense publique
- Connaissance des métiers de la communication

Savoir-faire

Niveau expert :

- Grande rigueur, sens de l'organisation et du suivi
- Polyvalence
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint...)

Niveau maîtrisé :

- Gestion du temps et des urgences

Niveau pratique :

- Goût pour les chiffres et le maniement de données chiffrées

Savoir-être

- Qualités relationnelles
- Aptitude au travail en équipe et en transversalité
- Curiosité
- Capacité d'adaptation
- Sens du collectif et de l'intérêt général
- Autonomie
- Gestion du stress
- Sens de l'initiative