Assistant·e Administratif·ve et Financier·e H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité du directeur de la Vie de Campus, l'assistant.e administratif.ve et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d'être en appui des différents pôles de la direction: pôle évènementiel et initiatives étudiantes, pôle social, pôle accompagnement des étudiants étrangers, pôle responsabilité sociétale de l'université, pôle handicap. Ses fonctions se résument au traitement des dossiers, à la communication d'informations auprès des étudiants, à l'accueil physique et téléphonique, à la saisie de données, à l'archivage de documents, à la vérification de pièces administratives et comptables, à l'assistance logistique...

Missions principales

Budget
· Contribuer à l'élaboration et au suivi budgétaires
· Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières)
· Créer des RIB sur le logiciel Agrhum
· Établir les devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,)

Accueil
· Assurer l'accueil des étudiants et faire l'interface avec le pôle de la direction: Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail)
· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
· Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes: contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint
· Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication
· Assurer le bureau d'accueil de la Maison de l'étudiant en cas d'absence des emplois étudiants

Administratif- Logistique
· Classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières
· Participer à l'inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d'inventaire de rentrée et/ou de sortie
· Commander les fournitures de la DVC
· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone
· Recharger les serviettes hygiéniques + tampons
· Vérifier l'état des micro-ondes tous les 15 jours
· Veiller à la bonne logistique des salles : rangement
· Contribuer aux évènements types grand 8: aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc.
· Afficher les offres d'emploi à l'accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l'accueil, s'assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants
· Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc.
· Participer aux distributions alimentair

Connaissance et Savoir-faire (connaissances et compétences techniques):

· Connaissance de l'enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel

· Connaissance des principes et des processus de gestion financière

· Capacité d'anticipation et de programmation

· Capacités rédactionnelles

· Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel

· Connaissances budgétaires

· Connaitre les outils informatiques
Afficher la suite
Savoir-être:

· Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d'autres structures; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires

· Avoir un bon relationnel

· Sens du service public et de la confidentialité

· Faire preuve de rigueur, de méthode et d'organisation

· Autonomie dans l'organisation du travail

· Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité

· Avoir le sens des priorités et respecter les échéances