Collaboratrice du Directeur Général Adjoint - Commune d'Istres H/F - Fonction publique Territoriale

L' agent sera placé sous l' autorité de la Direction Générale Adjointe de l'Aménagement et Développement durable

Apporter une aide permanente au Directeur General Adjoint en termes d'organisation, de gestion,
d'informations, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers

Activités principales du poste :
Réceptionner, filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités de
la Direction ;
Réceptionner, trier et gestion du courrier ;
Traiter, exploiter et suivre les dossiers avec le Directeur ;
Saisir et mettre en forme des documents divers : courriers, notes, rapports, mails, délibérations,
arrêtés, décisions ;
Planifier et organiser des rendez-vous, réunions, déplacements du DGA ;
Préparation des dossiers des rendez-vous du DGA (administrés, Maire ... ) ;
Préparation des dossiers de rendez-vous de l'Élu à l'Urbanisme ;
Élaboration et suivi budgétaire ;
Saisie et suivi des commandes des services de la DGA et factures.
Être en relation régulière avec les services et direction de la DGA ;
Être en relation régulière avec les autres services de la collectivité, les services de la Métropole et
tout autre organisme.

Savoir (connaissances théoriques, titres requis*)
Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur ;
Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents courants, en maîtrisant les
règles d'orthographe et de grammaire
Connaissance de l'organisation interne de la collectivité : connaître les directions et les services et
les principaux interlocuteurs de la Collectivité ;
Connaissance et utilisation des outils bureautiques et de la messagerie électronique ;
Rédaction administrative, confidentialité, sens relationnel, esprit d'équipe, prise d'initiatives et réactivité, sens de l'écoute et de l'anticipation, disponibilité et assiduité seront les qualités requises pour occuper ce poste ;
Esprit de synthèse et d'analyse.
Savoir-faire(connaissances pratiques)
Maîtrise des techniques de secrétariat ;
Maîtrise de l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale.
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... )
Sens de la rigueur et de l'organisation ;
Réactivité ;
Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail ;
Discrétion, tact, diplomatie.