Responsable du Secrétariat Particulier du Maire - Commune d'Istres H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'agent sera en charge de l'assister en terme d'organisation administrative dans la gestion de son secrétariat.

Elaboration et suivi des dossiers administratifs,
Gestion de l'agenda du secrétariat,
Accueil physique et/ou téléphonique des usagers, agents, partenaires,
Transmission et veille au respect des consignes auprès des différentes directions,
Assurer la transmission des dossiers des directions lors des permanences de Monsieur le Maire,
Rédaction de comptes-rendus,
Suivi, orientation, classement,
Réception des parapheurs des différentes directions,
Encadrer l'équipe du secrétariat particulier, planifier et suivre leurs congés.

1 - Savoir (connaissances théoriques,et titres requis):
Connaissance du fonctionnement de la collectivité,
Maîtrise de l'organigramme,
Statuts de la FPT,
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels spécifiques,
Maîtrise de la syntaxe, orthographe et grammaire,
Application des principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite.

2 - Savoir-faire (connaissances pratiques):
Connaissance précise de la Collectivité Territoriale et son organigramme,
Prises de notes et rapports,
Respecter les délais et procédures,
Gérer les agendas, les rendez-vous,
Méthode et rigueur.

3 - Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe):
Patience et diplomatie, sens de l'écoute et de l'organisation, pédagogie, autonomie, discrétion, esprit d'équipe, disponibilité et ponctualité,
Respect du service public et des responsabilités confiées, prises d'initiatives.