Assistant Administratif Projets H/F - Essor Ingenierie

La société ESSOR Ingénierie, spécialisée dans le métier de la maîtrise d'oeuvre sur des projets industriels et agroalimentaires, recherche un Assistant Administratif Projets H/F en CDD de 3 mois à Saint-Herblain (44).

Le savoir-faire d'ESSOR s'articule autour d'expertises complémentaires, toutes liées à l'univers de la construction immobilière professionnelle. A travers ces filiales, ESSOR a la capacité de prendre en charge un projet d'immobilier d'entreprises depuis sa stratégie de financement à la livraison du bâtiment.

Rejoindre notre groupe à taille humaine, c'est partager des valeurs communes : la loyauté, l'engagement et le plaisir.

Vos missions :
Sous la responsabilité du Directeur d'Agence et en collaboration avec l'Assistante d'Agence, vous interviendrez en appui sur plusieurs projets en parallèle et serez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes sur les sujets administratifs.
A ce titre, vos principales missions seront :
1) Suivi administratif des projets en phase études :
- Créer les dossiers affaires ;
- Préparer les bons de commande des sous-traitants (bureaux d'études externes, etc .) ;
- Préparer les dossiers de consultation des entreprises, synthétiser les documents à envoyer ;
- Assister les chefs de projet dans la sélection des entreprises à consulter, établir la liste et préparer les courriers de consultation ;
- Relancer les entreprises consultées et établir les tableaux de suivi ;
- Produire divers documents : correspondances, listes, comptes-rendus.

2) Suivi administratif des projets en phase travaux :
- Mettre en place les outils de suivi (tableaux de suivi financier, visas, documents de chantier.) ;
- Vérifier les dossiers administratifs des entreprises (assurances, attestations.) ;
- Rédiger les ordres de service et documents contractuels ;
- Rédiger les marchés de travaux, avenants, demandes d'agrément. ;
- Vérifier les situations de travaux, les DGD et leur conformité aux contrats ;
- Suivre les dépenses du compte prorata, les SAV, les DOE;
- Assurer le classement, l'archivage et la correction des comptes-rendus hebdomadaires.

3) Communication interne et externe :
- Répondre aux appels, assurer le lien entre les interlocuteurs internes/externes ;
- Participer aux réunions du service travaux ;
- Organiser une communication claire et adaptée selon les sujets ;
- Lancer les enquêtes de satisfaction.

4) Appui à la démarche commerciale (compétence supplémentaire appréciée) :
- Maintenir une veille commerciale sur les plateformes d'appel à la concurrence ;
- Préparer les dossiers de candidature ;
- Compiler les documents de l'offre et déposer les dossiers sur les plateformes ;
- Assurer un suivi des offres.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Gestion de projet,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer des tableaux de bord,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maintenir une relation clientèle de qualité,Optimiser la performance de l'organisation,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions internes,Planifier et mettre en oeuvre des projets administratifs,Promouvoir une culture d'amélioration continue,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Vérifier les factures et les paiements

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).