Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Emploi ouvert aux titulaires et agents contractuels

Si CDD : 1 an, à pourvoir à compter 05/01/2026
Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est disponible sur le site de l'Université de Strasbourg.

Mission :

- Assurer le secrétariat général de la Faculté et contribuer au bon déroulement des activités du service : accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Faculté, informations parfois confidentielles ; exécuter des actes administratifs et de gestion courante en lien avec l'activité du service (mise en forme de documents, écrits administratifs...) ; gérer les échéances et agendas
- Assurer de façon autonome l'analyse, l'instruction, le suivi et la réalisation des dossiers RH : gestion du service des enseignants, suivi des dossiers des personnels (BIATSS et enseignants), saisie et mise à jour de bases de données nécessaires au pilotage de la composante par l'équipe de direction, organisation de la logistique de certains évènements, préparation des réunions.

Activités principales

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière: suivi de la charge d'enseignement (services prévisionnels et réalisés), suivi des contrats (recrutements biatss, moniteurs, intervenants extérieurs, surveillants), suivi de la ligne budgétaire relative à la paie (PAIE7), suivi des dossiers des personnels (BIATSS et enseignants-chercheurs)
- Elaborer des outils d'aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) Coordination et soutien logistique des différentes manifestations de la Faculté (JU, JPO, cérémonie de remise de diplômes...)
- Gérer l'agenda du doyen et/ou de l'équipe de direction
- Contrôler les échéances
- Assurer l'organisation administrative des instances, commissions, réunions et groupes de travail (secrétariat, préparation, animation, compte rendu et suivi)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier en lien avec la personne chargée de l'accueil du bâtiment
- Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
- Saisir, relire, mettre en forme et valoriser des supports écrits

Activités associées

- Mise à jour du site web en lien avec la chargée de communication de la Faculté
- Mise à jour d'Ernest
- Classer et archiver

Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 25/11/2025 à l'adresse suivante : ****@****.**

a) Savoir sur l'environnement professionnel

Connaissance du fonctionnement de l'Université et d'une composante

Connaissance des politiques, dispositifs et procédures RH au sein de l'Unistra et savoir les appliquer

Culture internet

Techniques de communication écrite et orale

Techniques d'accueil physique et téléphonique

Technique d'élaboration de documents

Connaissance réglementaire du domaine

b) Savoir-faire opérationnel
Afficher la suite
Travailler en équipe

Structurer son travail

Savoir planifier et respecter les délais

Savoir rendre compte

Accueillir et prendre des messages

Apporter des réponses à des besoins spécifiques

Mettre en oeuvre des procédures et des règles

Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint)

Rédiger et mettre en forme les documents

Enregistrer et classer les documents

c) Savoir-faire comportemental

Sens de l'organisation

Sens de la confidentialité

Capacité d'adaptation

Capacité à gérer le stress et les aléas

Réactivité

Rigueur et fiabilité

Sens relationnel et sens du service public

Autonomie