Secrétaire Pédagogique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions:

Le poste consiste à assurer l'accueil et l'information quotidienne des étudiants, à gérer les relations avec l'équipe pédagogique et les services transversaux de l'UFR ainsi qu'avec les services centraux de l'Université si nécessaire. Il implique également la coordination avec les pôles planning et examens pour assurer la fluidité des emplois du temps et des sessions d'examens, l'organisation des délibérations et le suivi administratif et pédagogique des étudiants. La participation aux réunions, aux événements de l'UFR et à l'archivage des documents complète le rôle.

Activités principales:

· Accueillir et informer quotidiennement les étudiants.

· Participer aux événements de l'UFR et de l'établissement (Journées portes ouvertes, orientation, professionnalisation, etc.).

· Suivre le déroulement des formations tout au long de l'année universitaire.

· Gérer les inscriptions pédagogiques sur place ou en ligne (Présentiel/IPWeb) et saisir les informations dans APOGEE.

· Vérifier et corriger les anomalies dans les inscriptions et les documents liés aux examens.

· Préparer et éditer les PV d'examens et les listes d'émargement.

· Assurer le déroulement des examens (oraux et écrits) et faire émarger les étudiants.

· Éditer les listes de groupes de TD et les transmettre aux enseignants responsables.

· Préparer les jurys de délibération et saisir les notes, vérifier les erreurs matérielles et lancer les calculs nécessaires.

· Classer, organiser et archiver les documents relatifs aux délibérations et au suivi des étudiants selon les consignes.

· Appliquer les décisions issues des délibérations et gérer les réclamations.

· Mettre en ligne les relevés de notes, éditer et transmettre les PV pour le service des diplômes.

Connaissances requises:

· Maîtrise du système universitaire, du système éducatif et du statut de la fonction publique

· Bonne connaissance des formations proposées par l'UFR SPSE et des procédures de scolarité

· Maîtrise d'APOGEE et des outils bureautiques

· Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité

Compétences opérationnelles:

· Accueil téléphonique et physique
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· Elaboration de documents

Qualités requises:

· Sens relationnel développé, accueil chaleureux, écoute et dialogue

· Discrétion professionnelle

· Réactivité et rigueur dans le traitement des dossiers

· Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement

· Capacité d'adaptation et anticipation des besoins

· Autonomie dans le travail

· Gestion efficace du stress et des conflits