Assistant de Gestion des Ressources Humaines et du Recrutement H/F - Service Public

Le service Ressources Humaines DRAFPIC-GIP :
Effectifs globaux de la structure : 5 ETP, dont le chef du pôle RH, 2 chargés de mission et 2 gestionnaires (3 A et 2 B)

Le poste est situé au sein du service des ressources humaines commun à la DRAFPIC (délégation académique à la formation professionnelle initiale et continue) et au GIP-FCIP (Groupement d'Intérêt Public-Formation Professionnelle et Insertion Professionnelle) sur le site de Guyancourt (78).

Le service de Ressources Humaines décline et met en oeuvre la politique RH en matière de recrutement et intégration, d'administration du personnel et de gestion des carrières, de la formation, des relations sociales, etc. dans le respect des obligations légales et réglementaires. Il est en relation quotidienne avec les autres services supports (service administratif et financier, service paie) et les services marchands, la Direction, les services des personnels du rectorat et les agents de la structure.

Le pôle d'assistanat en ressources humaines (2 agents de catégorie B) assure la gestion administrative et opérationnelle des activités RH, en appui à la RRH et aux chargés de mission.

Polyvalent et pro-actif, il assiste le chef de service RH et les référents RH dans l'accomplissement des tâches, le suivi des dossiers et les relations avec les agents.Fonction : Assistant / Gestionnaire des Ressources Humaines et du recrutement
Fonction du supérieur hiérarchique, N+1 : Chef du service RH DRAFPIC-GIP

Vous assurez l'assistanat polyvalent du service des Ressources Humaines en binôme avec un autre gestionnaire.
Au quotidien, vous assurez la gestion et le suivi des agents d'un service déconcentré avec la réalisation d'actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et la mise en application des procédures internes.

Activités principales :

Gestion et suivi des personnels :

- Assurer le suivi administratif des personnels au niveau des entités de la DRAFPIC et du GIP en lien avec les arrivées, la gestion de carrière et les départs des agents :

- Etablir et mettre en forme des documents administratifs (contrats, avenants, attestations, ordres de mission, ...)
- Suivre les échéances (fin de période d'essai, renouvellements de contrats, entretiens professionnels, ...)
- Veiller à l'archivage des pièces administratives, des mails et des courriers, gestion du mail générique
- Mettre à jour les tableaux de bord, indicateurs RH, annuaires et listes de diffusion
- Participer à l'organisation et à la logistique des réunions, instances, entretiens, élections professionnelles
- Assurer le suivi administratif et logistique des entrées et les sorties
- Traiter les sollicitations entrantes de son périmètre selon les procédures et outils en vigueur pour la gestion du temps et des absences, l'interface avec les interlocuteurs (chefs de service, agents, services gestionnaires). Le cas échéant, les réorienter et alerter.

Recrutement et intégration des nouveaux agents :
-Apporter un appui aux opérations de recrutement au fil de l'eau :

- Publier les offres d'emploi en interne et sur les plateformes dédiées
- Gérer les candidatures et les échanges avec les candidats (accusés de réception, classement, planification des entretiens, accueil téléphonique et physique, collecte des pièces administratives, préparation des offres financières, réponses négatives, ...)
- Préparer l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants (logistique : badges, kit de bienvenue, communication interne, ...)
- Participation à des salons d'emploi ou des job-dating

Formation et accompagnement des parcours professionnels des agents :
- Relayer les propositions de formation auprès des agents et procéder aux inscriptions si nécessaire, mettre à jour le plan de développement des compétences
- Traiter les entretiens d'évaluation professionnelle annuels et recenser les besoins de formation
- Contribuer à la collecte des données statistiques pour la réponse aux enquêtes et comités
- Préparer des communications internes en concertation avec le chef de service et les chargés de mission

Cette liste est non exhaustive. D'autres missions pourront être définies et intégrées, selon les besoins du service et l'évolution de la structure.

Formations et qualifications nécessaires :
Une formation en Gestion Administrative, en Ressources Humaines ou en Droit serait appréciée. Également, des qualités rédactionnelles et de communication verbale sont exigées.

Diplôme : Bac +2 minimum et 3 à 5 ans d'expérience en poste dans une fonction similaire serait un plus (l'alternance en RH sera également étudiée).

Compétences attendues : techniques et comportementales

Connaissances, savoir :
- Maitrise des processus RH (recrutement, gestion et administration du personnel, formation, ...)

- Connaissance de la réglementation RH, des institutions et de l'environnement professionnel serait un plus.

Savoir-faire :
- Parfaite maitrise des outils bureautique, outils collaboratifs, et de messagerie : Word (compétences en publipostage), Excel (traitement de bases de données et fonctions avancées), Outlook, Powerpoint et Canva (un plus)
- Connaissance des règles statutaires liées à la gestion administrative des agents : absences, congé maladie, temps partiel thérapeutique, retraite, etc.
- Capacité à utiliser les outils de gestion du temps et à produire des tableaux de bords RH
- Capacité à analyser des données RH et à contribuer à des rapports ou enquêtes réglementaires (bilan social, emploi handicape, travailleurs étrangers en France, etc.)
- Maîtrise de l'expression orale et qualités rédactionnelles confirmées (courriers, attestations, notes, etc.)
- Savoir prioriser ses tâches et respecter des délais réglementaires stricts
- Autonomie dans l'organisation du travail, tout en rendant compte à la hiérarchie
- Concevoir des supports de suivi et de gestion (être force de proposition sur ces missions)

Savoir être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- Calme, maitrise de soi et diplomatie notamment en cas de situation sensible ou conflictuelle
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation et de la priorisation
- Discrétion absolue, respect de la confidentialité, sens du devoir de réserve
- Réactivité, dynamisme, disponibilité et esprit d'initiative face aux imprévus ou urgences
- Goût du travail en équipe et transversalité avec les autres services, polyvalence
- Posture professionnelle orientée service public
- Savoir rendre compte et alerter