Secrétaire de Direction H/F - Pôle Emploi

Pour une organisation syndicale engagée oeuvrant pour la défense des droits des salarié-e-s, la solidarité et l'action collective, Un/Une Secrétaire de direction expérimentée est recherché.e à compter du mois de janvier 2026.

Missions principales :
Rôle central dans les activités de l'organisation, avec les responsabilités suivantes :
- Gestion logistique : organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique), Planification de certaines activités, gestion des déplacements, repas des évènements, voyage, réservations hôtel, des réservations de salles, de la logistique matérielle.
- Accueil et information : accueil physique et téléphonique des adhérent-e-s, des militant-e-s, des visiteur-euse-s ; orientation et information selon leurs besoins. Délivrer des renseignements de 1er niveau. Gestion des mails, appels entrants et sortants.
- Gestion administrative : Frappe de courrier, mise en forme de document (Mise en page de revue : journal, ex : Le Var syndicaliste), traitement des dossiers, rédaction de notes, courriers, rapports et synthèses ; suivi des correspondances, Envoi de convocations, affranchissement
- Traitement d'informations et transmission : collecte des courriers entrants et dispactching des courriers, diffusion de l'information interne , Archiver des dossiers et documents de référence, classement. Facturation de base. Gestion de dossiers administratifs spécifiques au syndicat (dossiers de candidature, désignation, demandes de financement, dossiers de formation : Avant, Pendant et après, Inscriptions en formation +A/R dossiers administratifs,etc...). Mise à jour de certains actes administratifs.
- Gestion des stocks : définir les besoins en approvisionnement, gestion des commandes de fournitures variées.

Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles avec professionnalisme, respect du secret et des principes de la vie syndicale.

Profil recherché
Expérience significative dans un poste similaire : assistanat de direction, secrétariat, ou gestion administrative, idéalement dans une structure associative ou syndicale.

Grande rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser les tâches.
Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
Sens du relationnel : accueil, sens de l'écoute, adaptabilité.
Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie, éventuellement outils collaboratifs.
Maîtrise de l'orthographe et de la langue française.
Aptitude à gérer la logistique (événements, réunion, matériel, Appui à la formation ).

Goût pour le milieu associatif / syndical : bonne connaissance (ou appétence) du fonctionnement syndical .

Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec les équipes de direction

Experience: 2 An(s) - idéalement dans le milieu associatif

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer un accueil téléphonique,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Maîtrise du Pack office, Polyvalence, discrétion

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.