Adjoint Administratif d'Accueil et Gestion Dossiers des Résidents H/F - Pôle Emploi

L'agent d'accueil et de gestion des résidents est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des résidents et des agents. En cela il porte toute la chaleur et l'attention qui doit se dégager de l'établissement vis-à-vis des usagers quels qu'ils soient. Son positionnement bienveillant, patient et à l'écoute doit leur permettre de se sentir accueillis et d'apaiser les tensions le cas échéant. La même attention doit être portée à la qualité de l'accueil physique et la qualité de l'accueil téléphonique.
Missions principales :
Accueil
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels et traitement des messages ou transfert des appels vers le bon service ou interlocuteur.
- Orientation avec précision des différents usagers et prestataires externes à l'EHPAD
- Gestion de la messagerie électronique commune
- De manière générale, assurance de la circulation de l'information (en dehors de la gestion des résidents).

Administratif
- Gestion des courriers : tri, enregistrement et distribution du courrier « départ et arrivée »
- Affranchissement du courrier départ
- Édition, affichage et diffusion des menus et des activités
- Édition et diffusion de courriers, convocations et notes d'information
- Gestion des réservations de repas des agents et des repas des familles lors des différentes animations / repas à thème / repas de famille etc.

Gestion des dossiers résidents
- Gestion de la pré-admission
o Gestion des demandes d'admission sur la plateforme VIA TRAJECTOIRE pour le séjour permanent et à l'accueil pour l'accueil de jour.
o Gestion de l'admission avec l'IDEC

- Gestion du séjour des résidents :
o Rangement et classement des dossiers d'admission
o Vérification, suivi et mise à jour des dossiers et des données des résidents
o Assurance de la circulation de l'information concernant la gestion des résidents
o Traitement de l'aide sociale différentielle, demande APL, Sécurité sociale, mutuelle, retraite, changement d'adresse si besoin
o Remplissage de l'état des présences et des mouvements sur la plateforme RESID-EMSMS
o Gestion des enveloppes pour les consultations
o Gestion des mandats de prélèvement des résidents

- Gestion de la sortie :
o Information à tous les organismes sociaux : SS, mutuelle.
o Gestion si décès.
o Gestion hors décès : courrier APL, APA, suivi des démarches des familles, tuteurs ou autres
o Gestion si hospitalisation
o Gestion si sortie vers un autre établissement ou pour tout autre raison qui amène le résident à quitter l'EHPAD.

Gestion de la facturation des résidents.
Liste de missions non exhaustive, susceptible de changer en fonction des besoins de l'établissement, du poste et du service.
Amplitude horaire 8H30-17H avec une pause de 1h / 37.5h hebdomadaire (RTT)
Congés annuels pris par roulement avec son homologue

Experience: 1 An(s) - en accueil/administratif

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).