Chargé de Projet Événementiel Réf. 2025-1279 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

Rattaché à la Direction Patrimoine et Logistique (DPL), le Service Evènementiel et Promotion des espaces (SEP) participe au pilotage de la politique et de la stratégie événementielles de l'établissement. Il coordonne, en liaison avec les composantes facultaires, la promotion des espaces de Sorbonne Université, tant auprès des usagers internes que de clients externes (événements divers, tournages, défilés).
Spécialiste de l'événementiel professionnel, le SEP développe une offre de services d'accompagnement et de conseil à la gestion de projet événementiel pour les unités de recherche de Sorbonne Université.
Il assure la mise à disposition et l'exploitation des espaces d'intérêt interfacultaire (Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24ème étage de la Tour Zamansky, les espaces du Campus des Cordeliers) et prend en charge l'appui technique et logistique des événements s'y déroulant.
Enfin, le SEP est le service référent des achats liés à l'activité événementielle.

Au sein du SEP, la cellule Gestion de projet événementiel est en charge de l'organisation des événements institutionnels de l'université à la demande de la Présidence Elle participe à la promotion des espaces d'intérêt interfacultaire, par leur mise en avant sur diverses plateformes, la mise à jour des documents de présentation et l'envoi d'emailing ciblés.Fonctions : Chargé(e) de projet événementiel
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

CDD de 6 mois (remplacement temporaire).

A pourvoir dès que possible.

Au sein de la cellule Gestion de projet événementiel, et sous la responsabilité de la cheffe de projet événementiel, le/la chargé-e de projet événementiel:

Contribue à l'organisation des événements
Participe à la promotion et la valorisation des espaces interfacultaires auprès de la communauté interne et des clients externes
Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés

Activités principales:

Gestion de projet événementiel:

- Création de brief auprès des prestataires en identifiant tous les besoins ou étude du cahier des charges des projets événementiels
- Construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d'espaces, hébergement, transport, restauration...), et définition des outils et moyens nécessaires pour leur mise en oeuvre, en s'appuyant sur des expertises internes ou externes
- Définition du budget des projets et respect du budget défini
- Demandes de devis, réalisation de demandes d'achat et demandes de bons de commande
- Identification et coordination des différents acteurs internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières...) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements...) pour la réalisation des événements
- Coordination des différents acteurs de chaque projet et animation le cas échéant de cette communauté (réunions, partage de documents / informations...)
- Planification l'ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, pilotage et contrôle de leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l'événement
- Gestion de l'événement le jour J sur site: gestion des prestataires, mise en place, gestion du planning et des ressources humaines
- Gestion de la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation
- Gestion du retour d'expérience et mesure la satisfaction des usagers
- Accompagnement et conseil des laboratoires et instituts de Sorbonne Université dans la conception, organisation et mise en oeuvre de leurs événements scientifiques

Communication et promotion :

- Promotion des espaces et des services proposés par le SEP auprès des usagers internes (création et rédaction de supports, actions de promotion, promotion sur les sites de référencement partenaires...)
- Veille : identification et recensement de prestataires et fournisseurs dans le milieu événementiel ; veille dans le domaine événementiel (équipements, salons, nouveautés...)

Politique d'achats en matière événementielle :

- Contribution au suivi des marchés pilotés par le SEP, en concertation avec la Direction des achats

Connaissances:

- Méthodologie de conduite de projet événementiel (planification, coordination, budget...)
- Secteur de l'événementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d'espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques...)
- Communication / Marketing (création de contenus et de supports de communication, mise en place d'action de communication / promotion auprès de publics cibles...)
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Organisation de la fonction publique et de l'enseignement supérieur
- Objectifs et projets de Sorbonne Université
- Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet événementiel dans un établissement public d'enseignement supérieur
- Connaissances budgétaires générales
- Procédures d'achat public
- Outils bureautiques (Microsoft Office)
- Connaissance suite Adobe

Compétences opérationnelles:

- Analyse d'un cahier des charges et capacité de répondre à la demande et la concrétiser
- Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d'outils de suivi, rédaction de bilans de fin de projets...)

Compétences comportementales:

- Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Rigueur, organisation et autonomie
- Réactivité et adaptabilité
- Aptitude à travailler en équipe et esprit de solidarité
- Sens de la diplomatie
- Gestion du stress
- Curiosité
- Créativité

Diplôme réglementaire:

- Bac +3 ou +4 souhaité avec une expérience sur une fonction similaire d'au moins 3 ans ou DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d'au moins 4 ans, dans une agence ou un établissement public
- Domaine de formation : gestion de projet événementiel, communication, marketing