Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Université de Lille

Missions du poste

Au sein de l'Université de Lille, le poste est localisé au sein du Service scolarité de l'UFR3S - Pharmacie,
suite à la fusion de cinq UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie et FSSEP).
Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité, le/la gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes
administratifs, de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme et la gestion des demandes dinformations relatives à la formation.

Activités principales et associées

- accueillir, informer et échanger avec les étudiants et les enseignants chercheurs ;
- mettre à disposition les informations relatives aux années d'études ;
- gérer les inscriptions ;
- mettre à jour tous les documents de rentrée ;
- élaborer les plannings et assurer leur diffusion auprès des étudiants et enseignants ;

- saisir les notes dans Apogée ;
- participer à l'organisation et à la gestion des examens, jurys, sélections ;
- réaliser la gestion administrative des stages ;
- alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes ;
- procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
- réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs ;
- s'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction ;
- réaliser des documents et courriels et courriers administratifs ;
- s'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles ;
- rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en oeuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des
connaissances
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d'informations
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité

Savoir-faire opérationnels

- savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
- maîtriser les applications bureautiques courants (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques
(messagerie, internet, moodle)
- savoir appliquer les dispositions réglementaires
- savoir respecter les procédures
- savoir rechercher des informations
- prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte

Savoir-faire comportementaux

- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Sens relationnel / Diplomatie
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de maîtrise de soi

Domaines de formation et expériences souhaitables

- domaine de formation souhaité : administration, secrétariat
- connaissances spécifiques au domaine appréciées (Apogée, ADE)