Assistant Administratif au Service de la Création Artistique H/F - Service Public

Au sein de la DRAC, le service de la création artistique est chargé de la mise en oeuvre à l'échelon régional de la politique du ministère de la Culture en faveur du soutien à la création artistique. Ce soutien s'exerce auprès des structures artistiques et culturelles notamment celles labellisées et/ou conventionnées avec l'État, des artistes et équipes artistiques, des établissements d'enseignement supérieur dans le champ culturel. Le service accompagne également les acteurs en région en matière d'emploi, d'insertion professionnelle, de mécénat et d'entrepreneuriat culturel.

Environnement professionnel :

Liaison hiérarchique :
L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la coordination administrative et financière du service.

Relations fonctionnelles :
L'ensemble des conseillers et agents du service de la création artistique, la direction, le secrétariat général, le service de l'action cultuelle et territoriale ainsi que divers acteurs externesMissions et activités principales :
Au sein du service de la création artistique de la DRAC des Pays de la Loire et dans le cadre d'un collectif de travail, l'agent assure des missions partagées et réparties entre les assistants du service :

1/ le secrétariat partagé du service :
accueil téléphonique avec information de 1er niveau sur les secteurs suivis par le service, traitement des courriers et des courriels entrants et sortants, gestion de l'agenda des conseillers du service pour les réunions complexes, gestion logistique (déplacements, réservation de salles, frais de mission, visioconférence), classement et archivage des dossiers.

2/ l'appui administratif et l'engagement financier des dossiers de création en lien avec les conseillers du service, comprenant :
- le traitement, l'instruction administratifs et l'engagement des dossiers de demande de subvention via la plateforme Démarches Simplifiées et l'outil collaboratif Resana (réception, complétude, relation avec les demandeurs, renseignement des tableaux de suivi, transmission au service financier) ;
- la préparation, l'organisation et la participation des commissions suivantes :
* commission régionale des aides déconcentrées du spectacle vivant ;
* commission Aide Individuelle à la création/Allocation d'Installation d'Atelier pour les arts visuels ;
* commissions d'attribution des aides pour divers dispositifs et appels à projets traités par le service de la création artistique.
- le traitement, l'instruction administratifs et l'engagement des dossiers de soutien aux établissements d'enseignement supérieur ou spécialisé ;
- le suivi des conseils d'administration pour un portefeuille de structures labellisées ou conventionnées.
Ces activités sont organisées par discipline et réparties entre l'ensemble des assistants du service de la création artistique.

compétences techniques :
- maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, Outlook, etc.) et applications métiers (Maarch, Chorus DT, Démarches simplifiées, Resana, etc...)
- connaissance des procédures administratives
- maitrise des techniques de communication écrite et orale
- connaissance du ministère de la culture (services centraux et déconcentrés) et des acteurs publics et culturels du territoire

savoir-faire :
- accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- anticiper, planifier, prioriser
- savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
- actualiser ses connaissances

savoir-être (compétences comportementales) :
- rigueur, organisation, discrétion, disponibilité
- sens du relationnel et gout du travail en équipe
- adaptation à l'évolution des fonctions, des problématiques, des méthodes, des outils