Assistante de Direction - Office de l'Eau Martinique H/F - Etablissements publics locaux

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Adjoint en tant qu'assistant(e) de la Direction de la connaissance et des interventions (DCI), vous serez chargé(e) d'apporter une aide permanente en termes d'organisation au directeur adjoint, de fournir un soutien administratif et technique à l'ensemble des services du pôle et d'agir en tant que point de liaison avec les autres services de l'Office De l'Eau.

1. Gestion administrative de la Direction de la connaissance et des interventions :
- Gestion du courrier, des appels téléphoniques et des emails
- Appui à la communication interne et externe de la DCI (gestion collaborative de l'agenda de la direction, organisation et secrétariat de réunions, rédaction de divers écrits, création d'outils adaptés aux besoins de communication)
- Appui administratif au suivi des partenariats de la direction (appui à la mise en forme des conventions, mise en place de tableaux de suivi, suivi des remontées financières en lien avec le service comptabilité)
- Appui administratif et logistique à la préparation d'événements et suivi de leur déroulement
- Appui au directeur adjoint dans la gestion de certains dossiers spécifiques
- Relais pour le secrétariat du CA de l'ODE.

2. Appui spécifique au service des interventions financières :
- Appui administratif et technique à l'instruction des dossiers de demande d'aides et de redevances (accueil physique et téléphonique des interlocuteurs, préparation des dossiers d'instruction, préparation des conventions, appui au suivi des dossiers à l'aide des outils numériques métiers dédiés, aide au contrôle financier et opérations de certification, archivage numérique et physique des dossiers achevés)
- Secrétariat de la commission des aides
- Création des outils adaptés pour le suivi de l'activité du service et aide à la mise en place de la dématérialisation des processus.

3. Appui spécifique au service connaissance des milieux et pression et à la mission d'assistance technique et réglementaire :
- Appui administratif et technique pour la réalisation des études et projets (appui à la préparation des conventions, organisation de réunions, mise en place et alimentation de tableaux de suivi, appui logistique, suivi des petites commandes)
- Appui administratif à la mission formation
- Appui à la préparation des campagnes de suivi des rivières et autres opérations de terrain
- Appui à la production d'avis techniques (collecte et mise en forme des avis, suivi des délais, gestion des relations avec les autorités consultantes)

PROFIL SOUHAITE

QUALIFICATIONS

Titulaire à minima d'un diplôme de niveau 6 (Bac +3) dans les domaines suivants : gestion administrative, communication, économie, droit ou technicien
Titulaire du permis B

CONNAISSANCES REQUISES :
- Organisation et fonctionnement de l'établissement
- Environnement institutionnel de l'établissement
- Cadre règlementaire en matière d'environnement et de commande publique
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement des outils numériques et collaboratifs, dématérialisation, open data, réseaux sociaux
- Pack Office, logiciels de gestion de courrier et progiciels de gestion métiers
- Tableau de bord et outils de planification et de suivi
COMPETENCES REQUISES
- Qualité de l'expression orale
- Qualités rédactionnelles pour la production de documents écrits
- Capacité d'analyse et de synthèse d'informations, prise de notes, comptes rendus et PV
- Maitrise des outils de planification
- Gestion de données et d'études
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative et métiers
- Capacité à travailler de manière autonome, organisée et avec un grand sens du service.

APTITUDES REQUISES
- Rigueur et assiduité
- Disponibilité
- Grande discrétion/ loyauté
- Force de proposition
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Capacité d'organisation
- Grandes qualités relationnelles
- Polyvalence

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires
Conditions : de préférence statutaire, sinon contractuel (publicité interne en priorité)
Expérience professionnelle : 3 ans minimum