Assistant - Assistante de Direction H/F - OVE-CARAIBES Siege

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice adjointe du Pôle Domicile, l'Assistante de Direction occupe une fonction transverse et stratégique, contribuant au pilotage administratif, financier, RH et qualité du pôle. Vos missions sont les suivantes :
1. Appui à la direction
Assister la Directrice adjointe dans l'organisation quotidienne et le suivi de ses activités
Préparer et organiser les réunions (COPIL, réunions de service, instances)
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et plans d'actions
Gérer les agendas, priorités et échéances

2. Volet financier et budgétaire
Participer au suivi budgétaire du Pôle Domicile
Contribuer à la gestion et au suivi des budgets ARS
Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord financiers
Participer à la préparation des bilans, rapports d'activité et documents financiers
Assurer le lien avec les services finance/comptabilité

3. Volet Ressources Humaines
Participer à la gestion administrative du personnel du pôle
Préparer et suivre les contrats de travail en lien avec le service RH
Collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie (EVP)
Assurer le suivi des absences, congés et dossiers individuels
Contribuer à la fiabilisation des données et processus RH

4. Volet Qualité - Audits et conformité
Contribuer à la mise en oeuvre et au suivi de la démarche qualité du Pôle Domicile
Participer à la préparation, au suivi et à la coordination des audits qualité (HAS, ARS, évaluations internes/externes)
Assurer le suivi des plans d'actions issus des audits et évaluations
Centraliser, mettre à jour et diffuser la documentation qualité (procédures, protocoles, référentiels)
Participer à la collecte des indicateurs qualité et à la rédaction des rapports
Être un appui à la direction dans la sécurisation des pratiques et la conformité réglementaire

5.Interface avec le siège et coordination transversale
Assurer un lien régulier et structuré avec les services du siège (RH, paie, SI, Comptabilité, Qualité..)
Veiller à l'application harmonisée des procédures groupe et alerter en cas de difficulté ou d'écart
Participer aux instances internes (comités techniques, réunions de pôle, points de gestion...)

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.