Gestionnaire Administratif·ve Pédagogique et Financier·ère - Formation Continue et Alternance H/F - Aix Marseille Université

Aix-Marseille Université recrute un·e gestionnaire administratif·ve, pédagogique et financier·ère au sein du Service Formation Continue et d'Alternance (SFCA) de la Faculté d'Économie et de Gestion (FEG).

Rattaché·e à la responsable administrative du service, vous assurez un rôle central dans la gestion financière des actions de formation continue et dans l'accompagnement administratif et pédagogique des stagiaires et alternants.Le poste comporte une double mission :

1. Gestion financière et comptable des formations:

Vous assurez la gestion et le suivi financier des actions de formation continue dans le respect des règles et procédures applicables :

Saisie et suivi des opérations financières dans le logiciel de gestion financière SIFAC (commandes, factures, missions, services faits)
Suivi des recettes et des dépenses liées aux actions de formation
Gestion des impayés, contentieux et rejets de l'agence comptable
Traitement des paiements des stagiaires et mise en place des échéanciers
Tenue de régie (recettes ou avances)
Classement, archivage et contrôle des pièces justificatives
Suivi budgétaire et veille réglementaire en matière financière et comptable
2. Gestion administrative et pédagogique des stagiaires

Vous accompagnez les publics de la formation continue et de l'alternance tout au long de leur parcours :

Accueil, information et accompagnement des stagiaires dans leurs démarches
Montage et suivi des dossiers de financement (devis, conventions, calendriers)
Identification des dispositifs de financement adaptés aux situations individuelles
Suivi administratif des stagiaires et des apprentis pendant la formation
Gestion de l'assiduité, organisation des soutenances et suivi des relations avec les enseignants et partenaires
Inscriptions administratives via le logiciel spécifique APOGÉE, gestion des cartes étudiantes
Organisation et suivi des examens (sujets, notes, jurys)
Préparation des éléments nécessaires à la facturation des formations

Connaissances

Règles de la gestion financière et comptable publique
Environnement de la formation continue et de l'alternance dans l'enseignement supérieur et la recherche
Réglementation liée aux financements de la formation et à la démarche qualité (Qualiopi)
Compétences

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Capacité à organiser son activité et à gérer les priorités
Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés
Rigueur dans l'application des procédures
Qualités

Sens de la confidentialité et de la fiabilité
Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
Bon relationnel et sens du service public
Capacité d'adaptation et engagement professionnel