Secrétaire Petite Enfance 84 - Mairie de Chanteloup-Les-Vignes H/F - Communes

La (le) secrétaire est chargé(e) d'assurer le suivi administratif des services de la Petite Enfance.

Activités principales:
- Accueil physique et téléphonique du public
- Utilisation du logiciel Concerto : Pré-inscriptions, inscriptions, saisies des présences, mise à jour des dossiers des enfants...
- Elaboration des bilans d'activité, des statistiques...
- Réalisation de documents (courriers, plannings, compte-rendu de réunion, journal de la Crèche Familiale, fiches de dépannage...)
- Gestion des dossiers papier et informatique des enfants
- Gestion des dossiers des assistantes maternelles (agréments, formations, assurances...)
- Gestion des échanges Crèche Familiale - Conseil départemental : entrées des enfants, dépannages, sorties...
- Gestion du courrier entre les structures petite enfance et les services externes (CCAS, Mairie...)
- Classement, archivage et destruction de documents
- Travail en lien avec la coordinatrice éducative.
- Tâches liées à la commission d'attribution des places : enregistrement des justificatifs des familles, pointage des dossiers, courriers, mise sous pli.

Activités secondaires:
- Participation aux manifestations et fêtes de la petite enfance
- Participation aux réunions Assistantes maternelles organisées en soirée (une réunion par trimestre).
- Accueil et gestion des services et entreprises extérieurs
- Réception et vérification des livraisons (nombre de colis, état, signature des bordereaux...)
- Gestion des fournitures de bureau : recensement des besoins, envoi des commandes, distribution et gestion du stock.

Savoirs:
- Connaissance de l'environnement territorial
- Savoir transmettre des informations
- Savoir rendre compte

Savoirs faire:
- Aide à la recherche de solution adaptée
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique

Savoirs être:
- Bon sens du relationnel
- Bonne communication
- Sens de la confidentialité, respect de la déontologie (discrétion, secret professionnel et réserve)
- Disponibilité, souplesse
- Capacité d'écoute
- Rigueur, organisation et goût du travail en équipe
- Polyvalence