Assistant Administratif H/F - Labo Cos

Mission Principale :

Assurer le support administratif et commercial de l'entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l'efficacité de l'entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales.

Responsabilités :
1. Support Administratif :
- Gérer l'agenda des membres de la direction et organiser les réunions.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs.
- Assurer le suivi RH (fiches de salaire.
- Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques.
- Assurer l'accueil des visiteurs, la préparation des salles de réunion.
- Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services.

2. Support Commercial :
- Assister l'équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats.
- Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu'à la livraison.
- Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations.
- Participer à l'organisation des événements commerciaux et des salons professionnels.
- Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun.
- Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction.
- Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging.
- Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs.
- Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits.

3. Gestion de la Documentation :
- Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux.
- Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels.
- Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur.

4. Coordination et Communication :
- Faciliter la communication interne entre les différents départements.
- Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes.
- Jouer un rôle d'interface entre l'entreprise et ses partenaires extérieurs.

5. Facturation et Suivi des Paiements :
- Établir et envoyer les factures aux clients.
- Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard.
- Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs.

6. Suivi et Reporting :
- Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction.
- Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux.
- Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d'année.
- Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base.

Compétences Requises :
- Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative.
- Compétences en gestion de base de données et en CRM.

- Soft Skills :
- Excellente organisation et gestion du temps.
- Rigueur et attention aux détails.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Sens du service et orientation client.

Qualifications :
- Diplôme en Administration, Gestion Commerciale, ou domaine connexe.
- Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Expérience avérée en gestion administrative et commerciale.
- Connaissance des procédures administratives et commerciales.

Salaire
Selon profil

Poste
35 heures
CDI

Localisation
Brie Comte Robert (77)

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de détail de parfumerie et de produits de beauté en magasin spécialisé

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.