Coordinateur·trice Évènementiel·le Terrain H/F - Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Paris 12e - 75
- CDD
- Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
Les missions du poste
L'activité s'exerce au sein de la Direction de l'Immobilier de la Logistique et de l'Evénementiel (DILE) de l'Université Sorbonne Nouvelle, placée sous l'autorité directe du Directeur général des services.
La DILE est composée de deux blocs principaux : l'un axé sur l'immobilier ; l'autre sur la logistique et l'évènementiel, s'appuyant chacun sur des services et des pôles par domaine d'activité, avec l'appui d'une cellule administrative et financière.
La DILE compte 39 agents et dispose en 2025 d'un budget de 5,5M€ de fonctionnement et 1,2M€ d'investissements pour un parc immobilier de 72 000 m².Rattaché au service de la DILE (Direction Immobilière, Logistique et Evénementiel), le Pôle Evènementiel est chargé du développement et de la gestion des projets événementiels.
Les missions s'articulent autour de deux axes :
- l'organisation d'événements à destination de partenaires externes ;
- l'accompagnement des événements internes portés par la présidence, les UFR, ou les services administratifs.
Nous recherchons un-une coordinateur-trice événementiel-le terrain pour épauler le service sur l'ensemble des opérations logistiques et techniques liées à ces événements.
Les activités principales du-de la coordinateur-trice évènementiel-le terrain consistent à :
En amont des événements
- Participer aux visites de repérage avec les clients ;
- Animer ou participer aux réunions de préparation avec les équipes internes ;
- Réaliser des états des lieux d'entrée ;
- Coordonner la mise en place des espaces (mobilier, technique, signalétique...) ;
- Vérifier les implantations selon les consignes de sécurité ERP ;
- Réceptionner et vérifier les livraisons et les retours de matériel ;
- Veiller aux bonnes conditions d'accueil : propreté, chauffage/climatisation, sécurité ;
- Encadrer les équipes terrain (prestataires ou agents internes).
Pendant les événements
- Être garant du bon déroulement opérationnel de l'événement ;
- Assurer l'interface avec les clients sur site (adaptation de la mise en place, besoins de dernière minute, interface régie, ménage, technique...) ;
- Gérer les branchements audiovisuels de base (micro, vidéoprojecteur, diffusion de slides, captation simple...) ;
- Briefer et suivre les équipes terrain en fonction des plannings.
Après les événements
-Superviser la remise en état des espaces (nettoyage, rangement, désinstallation) ;
- Réaliser des états des lieux de sortie.
Le-la coordinateur-trice évènementiel-le terrain devra également :
- Gérer l'inventaire du matériel événementiel et son déploiement ;
- Participer à l'amélioration continue des process événementiels ;
- Etre un appui ponctuel à la communication logistique des événements internes.
Le profil recherché
Connaissances :
- Outils de gestion administrative et de planification événementielle (excellente maîtrise) ;
- Réglementations en matière de sécurité et d'accessibilité des Établissements Recevant du Public (connaissance générale) ;
- Maîtrise des outils numériques courants messagerie, suite Office, outils collaboratifs.
Compétences opérationnelles :
- Savoir planifier et respecter des délais (expert) ;
- Gérer les relations avec des interlocuteurs (maîtrise).
Compétences comportementales :
- Rigueur et organisation : aptitude à gérer simultanément plusieurs projets et à respecter des échéances serrées ;
- Réactivité et adaptabilité : capacité à anticiper les imprévus et à s'adapter rapidement aux situations changeantes ;
- Sens du service et excellent relationnel : aisance dans la communication et la collaboration avec une grande diversité d'interlocuteurs ;
- Autonomie et polyvalence : capacité à travailler de manière indépendante et à gérer des missions variées ;
- Discrétion et fiabilité : maîtrise de la confidentialité et respect des engagements.
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
- Baccalauréat ;
- Domaine de formation souhaité : évènementiel, communication, tourisme, marketing ;
- Expérience en coordination logistique ou événementielle appréciée, mais pas obligatoire si bon sens de l'organisation et le goût du terrain ;
- Permis B apprécié (non obligatoire).