Sgae -Secrétaire -Assistant des Bureaux Parlements et Coord Parl - Coord H/F - Service Public

Les bureaux «Parlements» (PARL) et «Coordination, communication, relations publiques, influence» (COORD) sont des bureaux transversaux rattachés directement au Secrétaire général du SGAE. Ils agissent en étroite liaison avec l'ensemble des bureaux du SGAE ainsi qu'avec de nombreux interlocuteurs extérieurs (Ministères, Représentation permanente de la France auprès de l'UE (RPUE), Parlement national, européen et autres institutions, think tanks, Institut National du Service Public (INSP, ex-ENA), etc.) au titre de leurs différentes missions.

Le Bureau "PARL" est chargé :
- de coordonner la cellule interministérielle de suivi des travaux du Parlement européen : il informe à ce titre les représentants français au Parlement européen des positions des autorités françaises sur les textes européens en négociation et décide des sujets sur lesquels une action d'influence doit être engagée au Parlement européen ;
- de suivre et coordonner les négociations relatives aux questions institutionnelles impactant le Parlement européen ;
- d'assurer la bonne mise en oeuvre des dispositions relatives à l'information et la consultation du Parlement national ainsi que la préparation des auditions du SGAE par le parlement national.

Le bureau «COORD» est en charge, d'une part, de la coordination interne, des affaires transversales, de la communication et des relations publiques. D'autre part, de la présence et de l'influence française au sein des institutions européennes.Le/la titulaire du poste assure le secrétariat des bureaux «Parlements», composé de5 adjoints, et «Coordination, communication, relations publiques, influence» (COORD), composé de 4 adjoints.

Il/elle est chargé(e) des missions suivantes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs;

- Constituer, en lien avec les chefs des bureaux et leurs adjoints, les dossiers pour diverses échéances, notamment celles impliquant le Secrétaire général (dossiers d'entretiens; auditions à l'Assemblée nationale ou au Sénat...);

- Assurer l'organisation matérielle des réunions et des déplacements professionnels;

- Gérer l'agenda de chefs de bureaux et des bureaux (ex.: réunions de coordination interministérielle, de préparation des sessions plénières du Parlement européen, prise de rendez-vous avec des interlocuteurs extérieurs etc.) ;

- Mettre à jour des tableaux de pilotage des bureaux et des listes de diffusion (tableaux de bord, listings des correspondants Europe et chargés de mission Parlement européen des ministères, membres des cabinets ministériels, listes de diffusion du dossier présidence, etc.);

- Saisir dans l'application "Mercure" les textes transmis aux parlementaires au titre de l'article 88-4 de la Constitution, préparer, en lien avec les adjoints les courriers concernant la mise en oeuvre des procédures 88-4 (courriers au SGG, cabinets ministériels et à la Représentation permanent de la France auprès de l'Union européenne (RPUE)et les notes signalant les réserves parlementaires aux différents bureaux du SGAE ;

- Rédiger des courriels;

- Aider à la diffusion papier et électronique de documents, notamment en provenance de la RPUE ;

- Assurer la diffusion et la consolidation des tableaux de suivi des travaux du Parlement européen par la cellule des chargés de mission PE ainsi que la diffusion de la liste des CR correspondants ;

- Assurer une veille dans "Diplomatie" la base de données de la correspondance diplomatique ;

- Traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement; suivre les versements des dossiers à l'archivage;

- Relire et mettre en forme des supports écrits (courriers, notes, tableaux) et de présentation (PowerPoint) ;

- Gérer certains aspects logistiques (fournitures...)pour les bureaux.

Profil souhaité

Savoirs :

- Maîtrise des techniques et outils du secrétariat

- Intérêt pour l'organisation de l'administration française et des institutions européennes

- Maîtrise des pratiques et des usages administratifs

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet)

Savoir-faire :

- Maîtrise les délais

- Hiérarchiser les priorités et les tâches

- Prendre des notes, mise en forme de courrier

- Travailler en équipe et en réseau

- Assurer la confidentialité des informations

Savoir-être:

- Rigueur, fiabilité, organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Autonomie