Technicien en Gestion Administrative H/F - Université de Bordeaux

Le département Qualité Logistique industrielle et Organisation (QLIO) a pour objectif de former des cadres intermédiaires à Bac +3(Brevet Universitaire de Technologie) dans le domaine de l'organisation de production du futur, par des méthodes nouvelles accompagnées d'outils informatiques performants et de communication rapide. Cette formation s'adresse à différents secteurs d'activités : aéronautique, agroalimentaire, automobile, bâtiment, électronique, industrie du bois, industries pharmaceutique, mécanique, santé, services, textile.L'agent est en poste au département QLIO du site d'Agen, site décentralisé de l'IUT de Bordeaux. L'éloignement géographique fait que l'agent doit servir d'interface avec les différents services de Bordeaux tout en respectant le cadre général donné par la direction administrative de l'IUT et de l'université. L'agent assure de plus l'interface entre les alternants et le service formation continue de l'IUT. Il est placé sous la responsabilité du Chef de Département.

Il assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans des domaines fonctionnels de l'établissement.

Ses activités principales seront les suivantes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

-Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

- Classer et archiver des documents

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Retranscrire des informations orales à l'écrit

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Titulaire d'un diplôme Bac et plus dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative, cette fonction requiert:

Connaissances:

- Culture internet

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication

- Culture internet

- Droit des examens et concours

- Environnement et réseaux professionnels

- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

- Modes de fonctionnement des administrations publiques

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication

Savoir-faire:

- Accueillir et prendre des messages

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Rédiger des rapports ou des documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Utiliser les outils bureautiques

- Communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Mettre en oeuvre une démarche qualité

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être:

- Réactivité

- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

- Rigueur /fiabilité

- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

Une expérience avérée dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative est souhaitée.