Technicien en Gestion Administrative H/F - Iut de Bordeaux

L'IUT de Bordeaux, composante de l'université de Bordeaux, est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l'un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
Carrefour entre étudiants et employeurs, l'IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Ces liens tissés depuis plus de 50 ans sont un gage de qualité des diplômes délivrés dans les 16 départements de formation de l'IUT.
Le département Qualité Logistique industrielle et Organisation a pour objectif de former des cadres intermédiaires à Bac +3(Brevet Universitaire de Technologie) dans le domaine de l'organisation de production du futur, par des méthodes nouvelles accompagnées d'outils informatiques performants et de communication rapide. Cette formation s'adresse à différents secteurs d'activités : aéronautique, agroalimentaire, automobile, bâtiment, électronique, industrie du bois, industries pharmaceutique, mécanique, santé, services, textile.

L'agent est en poste au département QLIO du site d'Agen, site décentralisé de l'IUT de Bordeaux. L'éloignement géographique fait que l'agent doit servir d'interface avec les différents services de Bordeaux tout en respectant le cadre général donné par la direction administrative de l'IUT et de l'université.
L'agent assure de plus l'interface entre les alternants et le service formation continue de l'IUT.
Il est placé sous la responsabilité du Chef de Département.

Ses missions seront les suivantes :
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.

Activités principales:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Classer et archiver des documents
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Plus d'informations

Basé à Agen - Campus Michel SERRES.
Poste ouvert aux contractuels.
De 2002.62 € à 2062.69 € brut mensuel

Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile - travail
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ /mois sous condition

Experience: 36 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.