Gestionnaire Administratif - Service Pôle Elus Assemblée et Centres Municipaux H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique du Chef de service, est en charge du secrétariat des élus.

* Activités et tâches :
° Secrétariat des élus :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des élus du secteur ;
- Renseigner et orienter les administrés ;
- Enregistrer les mots des élus suite à leurs rencontres avec les administrés dans un fichier de suivi ;
- Assurer le suivi des mots des élus ;
- Effectuer les diverses tâches administratives en lien avec les élus de secteur et le Pôle Élus ;
- Gérer l'affichage du tableau hebdomadaire de réception du public des élus ;
- Faire remonter les informations relatives au bon fonctionnement de la mairie annexe au Pôle Élus.

* Positionnement avec les autres services ou directions / services extérieurs :
- Les élus ;
- Le Pôle élus central ;
- Tous les services communaux.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions de travail particulières :
- Horaires de bureau fixes imposés ;
- Travailler sur les autres Centres municipaux et mairies annexes en cas de besoin.

* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Accueil du public (gestion de conflits) ;
- Travail sur écran ;
- Troubles musculo-squelettiques (administratif) : fréquence, durée, régularité des tâches ;
- Travailler seul(e) sur un site.

* Compétences professionnelles :
- Rigueur ;
- Organisation ;
- Discrétion ;
- Travail en équipe.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent :
- Faible ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Connaissance du rôle des élus ;
- Relations élus / administrés / personnel communal ;
- Connaissance de l'environnement administratif interne et externe (connaissance des compétences des collectivités et organismes extérieurs).

* Technicité / expertise requise par le poste :
- Faible ;
- Savoir utiliser les outils informatiques (word, openOffice, openOffice Calc, Internet, Intranet) ;
- Être capable de s'exprimer clairement et de reformuler les demandes des élus, des administrés et des collègues de travail ;
- Être capable de gérer les situations de stress et les publics difficiles.