Adjoint a la Responsable du Departement des Textes Reglementaires et des Questions Ecrites Bdc H/F - Service Public

Le bureau des cabinets (BDC) est une structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France), il est organisé autour de pôles opérationnels et fonctionnels. Il prend en charge :
la gestion des correspondances officielles des ministres ;
le suivi des publications réglementaires au JO et aux BO ;
le traitement des questions écrites parlementaires ;
l'attribution des distinctions honorifiques ;
la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;
· la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).
Il participe également aux travaux interministériels portant sur les outils de dématérialisation.
Au sein du BDC, le département des textes réglementaires et des questions écrites est l'un des trois départements fonctionnels. Directement rattaché au chef du BDC, il comporte 1 responsable et 6 gestionnaires.

Les principales missions de cette structure résident dans la coordination des travaux préalables aux publications de textes au Journal officiel de la République française et aux Bulletins officiels des MEN, MESRE et MSJVA ainsi qu'en matière de réponse aux questions écrites parlementaires adressées aux ministres.
Le département assure ses missions de manière transversale, pour l'ensemble des ministres auxquels le BDC est rattaché, en liaison permanente avec les directions de l'administration centrale, les membres.Le poste proposé est une création de poste auprès de la responsable du département des textes réglementaires et des questions écrites (QE).
L'adjoint(e) à la responsable du département des textes réglementaires et des QE exercera, sous son autorité, les missions suivantes:
- coordination des travaux de publication au Journal officiel de la République française (JORF) et aux Bulletins officiels (BO) des ministères (MEN, MESRE et MSJVA) des textes réglementaires des directions et services de l'administration centrale;
- élaboration et préparation de la publication, sur demande des cabinets, de certaines nominations individuelles (nominations des membres de cabinets et nominations en conseil des ministres);
- expertise et traitement des questions écrites (QE) parlementaires en relation avec les services de l'administration centrale ainsi qu'avec les cabinets des ministres;
- encadrement et animation de l'équipe du département;
- suppléer la responsable du département, notamment en cas de congés, pour garantir la continuité de service.

Il/Elle répondra aux demandes des membres de cabinet portant sur son secteur, notamment pour l'organisation et le suivi de dossiers de publication ou des questions écrites.

Dans le cadre de la préparation des publications, il/elle effectuera, en relation avec les services émetteurs, une vérification légisitique des textes soumis aux cabinets, préalable au contrôle exercé par les services du SGG.
S'agissant des BO, il/elle prendra conjointement en charge la programmation des publications en liaison avec la Delcom (service éditeur).

En matière d'aide au pilotage, il/elle participera à la conception et à la mise à jour des supports d'information des directions de cabinet permettant un suivi exhaustif et détaillé des textes à publier au JORF, quelle que soit la phase de la procédure en cours. Selon les demandes des cabinets et/ou les impératifs calendaires, il/elle mettra en oeuvre, en liaison étroite avec les services du SGG, les procédures spécifiques de publication telles que définies conjointement avec la responsable du département. In fine, il/elle assurera une veille quotidienne des parutions au JO et en diffusera, lorsque cela sera nécessaire, l'information aux membres des cabinets et aux personnels du BDC.
De même, il/elle participera à la réalisation, pour les conseillers parlementaires et les directions de cabinet, des points statistiques réguliers et des indicateurs d'avancement du traitement des QE adressées aux ministres par les parlementaires.

Sur un plan technique, il/elle pourra apporter aide et expertise aux agents de l'administration centrale dans leur utilisation des applications interministérielles dédiées: SOLON (publications au JORF) et REPONSES (QE).

Règles d'élaboration des textes et de rédaction des réponses aux QE / Rôle et place de chacun des acteurs dans la chaîne de la norme et procédures de publication / Mode de fonctionnement des administrations publiques / Organisation et missions des services de l'administration centrale et des services déconcentrés / Politique de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche et du sport et de leurs enjeux / Techniques de management / Outils numériques et leurs usages / Culture internet

Savoir-faire:

· Piloter: assurer le suivi organisé et exhaustif des textes à publier et des QE des parlementaires, tout en identifiant, hiérarchisant et traitant de manière spécifique les urgences ou sujets sensibles pour les cabinets et/ou les directions

· Alerter: prévenir, avertir l'autorité compétente d'une urgence, d'une situation spécifique ou d'un dysfonctionnement, en mesurant leurs impacts

· Anticiper: mettre en place une organisation en lien avec les directions comme avec les cabinets favorisant la réactivité et le mode de fonctionnement adaptés aux dossiers le nécessitant

· Analyser une information, un document, une réglementation: procéder à une lecture approfondie d'une information, d'un document, d'une réglementation en vue d'une meilleure compréhension des enjeux

· Etablir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion

· Encadrer un groupe de collaborateurs

· Manager: diriger, mobiliser, animer et valoriser les membres d'une équipe placée sous sa responsabilité, en évaluer le potentiel, en vue d'atteindre un objectif ou de remplir une mission. Obtenir la confiance de ses collaborateurs et les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé. Disposer de compétences managériales notamment dans des contextes d'urgence

Savoir-être:

· Sens de l'analyse

· Esprit de synthèse, organisation

· Sens de l'initiative

· Forte réactivité et disponibilité

· Sens des relations humaines, qualités relationnelles

· Faire preuve de diplomatie, de discrétion et de sens politique

· Avoir l'esprit d'équipe

· Etre à l'écoute

· Savoir rendre compte