Assistant Cabinet du Président - Instances H/F - Cci de Haute Garonne

Rattaché(e) au Chef de Cabinet - Secrétaire Général des Instances de la CCIT de Toulouse, il/elle aura pour mission de l'assister en assurant le support logistique nécessaire à l'accomplissement de ses missions, en étant l'interface avec les élus et les partenaires extérieurs de la CCI.

- Assurer le secrétariat général : filtrage téléphonique, accueil des rendez-vous, gestion des boites mail Président et Cabinet,
- Gérer et suivre les représentations de la CCI auprès d'organismes et institutions extérieures (invitations, inaugurations, cérémonies officielles) et suivre les participations aux instances décisionnelles des structures dont la CCI est membre (Agence d'Attractivité, AUAT, Tisséo.),
- Gérer le courrier entrant/sortant et orienter, en lien avec le Chef de Cabinet, les courriers à destination des autres services et des élus,
- Centraliser, contrôler et relire systématiquement les courriers internes transmis pour signature au Président ; demander les compléments ou corrections nécessaires auprès des services,
- Gérer l'agenda du Président et du Responsable Relations Institutionnelles : prévisionnel, mise à jour des agendas électroniques partagés, recherche de dates de réunions, gestion et suivi des modifications, anticiper et organiser les déplacements,
- Préparer et organiser les réunions : convocation, préparation des dossiers, réservation des salles,
- Rédiger et/ou mettre en forme notes, courriers, comptes-rendus/PV de réunions dont celui de l'Assemblée Générale...,
- Assurer la gestion des demandes d'achats et des bons de commande dans le respect des procédures internes du cabinet et des autres services selon leurs besoins
- Participer au pôle d'assistante en réalisant les tâches de secrétariat émanant d'autres services selon les besoins
- Classer régulièrement et archiver les dossiers du Président et du Cabinet,
- Réaliser/suivre des tableaux de bord, répondre à des enquêtes,
- Assurer une veille sur les dossiers susceptibles de concerner la gouvernance de la CCI.

Profil :
- Bac +2 assistanat de direction/assistant de gestion/assistant de manager.
- 3 à 5 ans d'expérience minimum dans un poste d'assistant de direction.

- Bonne connaissance des missions, des métiers et des différents services d'une CCI appréciée
- Bonne connaissance de l'environnement institutionnel départemental et régional
- Très bonne maîtrise du pack office
- Excellente expression orale et écrite
- Grande autonomie, prise de responsabilités et d'initiatives, forte disponibilité,
- Aptitude à gérer les priorités, réactivité, rapidité d'exécution,
- Respect de la confidentialité, diplomatie
- Aptitude à travailler en équipe.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages :
- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Experience: 3 An(s) - Assistanat de direction

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.