Secrétaire Administratif au Secrétariat Commun de la Direction Tj la Rochelle H/F - Direction des services judiciaires - CA POITIERS

Composition et effectifs du service

Le tribunal judiciaire est issu de la fusion du tribunal d'instance (TI) et du tribunal de grande instance (TGI). Il est compétent pour tous les litiges qui ne sont pas confiés à un autre tribunal (par exemple, au tribunal de commerce ou au conseil de prud'hommes) quelle que soit la valeur du litige. Au pénal, il est dénommé tribunal correctionnel pour connaître des délits et tribunal de police pour connaître des contraventions. Dans ce tribunal, certains litiges sont confiés à des juges spécialisés.

Le tribunal judiciaire de La Rochelle est composé de 88 fonctionnaires et contractuels, 22 magistrats du siège, 8 magistrats du parquet. Il comporte une chambre de proximité à Rochefort qui est composée de 11 agents de greffe.

Votre hiérarchie

Placé sous l'autorité du directeur/de la directrice de greffe ou d'un-e directeur-trice responsable de service selon le poste occupé

Vos interlocuteurs métiers

L'ensemble des magistrats, contractuels et fonctionnaires du tribunal judiciaire ; les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels ; le SAR et la cour d'appel ; les entreprises et commerces dans le cadre de la gestion budgétaire3 postes vacants au 1erseptembre 2026

Seules les candidatures des fonctionnaires seront étudiées.

Selon le poste occupé:

- Secrétariat de direction auprès des chefs de juridiction ou auprès du directeur/de la directrice de greffe

- Responsable de la cellule de gestion/service support logistique

- Assistant de direction dans un secrétariat commun de service de greffe civil ou pénal

- Vérification et certification d'états de frais

- Régie

Secrétaire de direction auprès des chefs de juridiction ou auprès du directeur de greffe :

- Responsable de la cellule de gestion / service support logistique

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique/ physique)

- Veille courriel

- Gérer les agendas et préparer les réunions

- Gérer les plannings de réservation

- Élaborer des documents administratifs

- Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

- Gestion administrative des personnels : constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires, suivi des congés et autorisations d'absence, gestion des CET, gestion des situations médicales, constitution des dossiers d'accident de service et de trajet, suivi des demandes de temps partiel

- Traitement des demandes d'indemnisation des heures supplémentaires et des astreintes

- Transmission au service des ressources humaines du service administratif régional des informations susceptibles d'affecter la situation administrative des agents

- Recensement et instruction des demandes de mutations et des propositions en matière d'avancement

Responsable de cellule de gestion/service support logistique/Certification d'états de frais et recouvrements :

- saisie dans CHORUS FORMULAIRES des demandes d'achats de l'arrondissement et constats des services faits

- mise à jour du tableau de suivi de gestion à partir des DA, des cartes achat...

- récolement du tableau de suivi de gestion avec les restitutions de CHORUS

- suivi de la dotation

- assistance de la directrice de greffe du TJ dans la gestion du budget de fonctionnement

- Prise en charge des aspects logistiques

- Gestion des stocks et des fournitures

- Préparation de la « valise » nouvel arrivant

- préparation de courriers, diffusion de courriels

- états de vacations, états de frais

- classements et archivage

- Certification et vérification d'état de frais

- Etablissement d'états de recouvrement

Assistant de direction dans un service du greffe pénal ou civil :

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique/physique)

- Veille courriel : traitement et réponses, Courier : tri et distribution au sein du service

- Gérer les agendas et préparer les réunions, les plannings d'audience...

- Gérer les plannings

- Élaborer des documents administratifs, rapports...

- Enregistrements et saisies dans les applicatifs métiers

- Ouverture et gestion des dossiers

- Classement et archivage

- Statistiques et tableau de bord

Compétences requises :

Connaissances

- Organisation judiciaire et administrative
- Logiciels de bureautique (Excel ; Word ; Libre Office
- Applicatifs métiers (en fonction du service civil, pénal ou support)
- Techniques de secrétariat
- Statuts de la fonction publique

Savoir-faire

- Alimenter les tableaux de bord et statistiques
- Appliquer les textes législatifs et règlementaires
- Maîtriser les nouvelles technologies
- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

- Avoir le sens de l'organisation
- Savoirtravailler en équipe