Assistant Administratif - Ccas la Rochelle H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Placé sous la responsabilité du Directeur du Pôle Action Sociale et Innovations, vous êtes chargé du suivi des Conseils d'Administration et des Commissions Permanentes.

Vous assurez la suppléance des régies et du poste d'accueil général du CCAS « pré accueil physique et téléphonique » en l'absence d'un des agents titulaires (période de congés, arrêt maladie, absence exceptionnelle).

Vous êtes responsable du respect des délais et travaillez en étroite collaboration avec les autres agents du service.

Dans le cadre d'actions du PASI, vous êtes amené à travailler de façon transversale sur des missions qui proposent des réponses innovantes à des problèmes sociaux observés sur le territoire.

Secrétariat :

- Rédiger les courriers du pôle et en assurer le suivi
- Gérer les réunions internes
- Rédiger les comptes rendus des réunions en effectuer la frappe et la diffusion
- Préparer les documents pour les instances (CA, CPC) et en assurer le suivi (également comptable pour le CA)
- Préparer les envois en nombre (distributions de fin d'année, pass vac...)
- Réceptionner le courrier, le trier, le dispatcher et présenter aux responsables les courriers relevant de leurs compétences propres
- Rédiger des procédures
- Classer les documents produits
- Développer des outils de suivi des documents
- Actualiser régulièrement la liste des partenaires

Remplacement :

- Traiter les commissions aides financières en l'absence et/ou en soutien de l'assistante administrative chargée des aides financières

Pré accueil :
Ces temps seront essentiellement destinés au remplacement lors des temps repas (1h), des organisations de cycle (16h30/17h) et pendant les réunions de service 14h/15h30 les vendredi après-midi.

- Être en charge du premier accueil des usagers, de la bonne identification de la demande pour orienter vers le service compétent ou vers « l'accueil entretien » pour une analyse plus exhaustive de la demande si la personne n'est pas connue du C.C.A.S.
- Assurer l'accueil et l'orientation des partenaires et des publics à destination des services ressources (RH / Finance/ pole informatique).
- Réaliser la cogestion des plannings de rendez-vous pour les référents des aides financières, du dispositif jeune et du
primo-accueil/ évaluation.
- Gérer le flux et la mise en ordre de la salle d'attente.
- Ouvrir et/ou fermer le siège du CCAS

Régie :

- Assurer la suppléance des régies

Soutien :

- Contrôler les factures des Centres de loisirs et/ou sociaux en lien avec l'assistante administrative comptable
- Suivre les demandes de subvention accordées par le CCAS et les mettre en paiement

Gestion des archives :

- Participer avec le responsable de l'unité secrétariat à l'archivage des documents produits par le Pôle.

- Etre titulaire d'un diplôme de niveau 3-4 et/ou expérience confirmée
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'institution et du service
- Maîtriser l'outil informatique
- Avoir le sens du service public
- Avoir une capacité d'adaptation
- Être capable de prendre des initiatives
- Être capable de travailler dans l'urgence et dans les délais impartis
- Savoir rendre compte de son activité
- Être organisé, méthodique, rigoureux, discret et disponible
- Avoir le sens du travail en équipe