Assistant de Direction de la Direction des Affaires Juridiques H/F - Service Public

Effectifs du cabinet : 6
- 1 cheffe de cabinet
- 1 adjointe
- 1 responsable du BRHAG et 1 adjointe
- 2 assistantes de directionLa DAJ réalise des analyses juridiques, participe à la rédaction et à l'interprétation des textes et rédige des mémoires en défense. Elle oeuvre ainsi à la création et à la mise en oeuvre des politiques sociales notamment en matière de droit de la santé, de fonctionnement du système de santé, d'offre de soins et de protection sociale, de droit du travail et de politiques de l'emploi. Elle est également compétente en matière de solidarité pour les politiques d'inclusion sociale, d'insertion et de lutte contre la pauvreté, d'enfance et de famille, d'autonomie des personnes handicapées et âgées et d'égalité entre les femmes et les hommes.

La DAJ travaille avec les cabinets ministériels, les directions et services d'administration centrale, les services territoriaux et opérateurs des ministères sociaux. Nous échangeons régulièrement avec les autres secteurs ministériels, les services du Premier ministres et le Conseil d'Etat.

Rattaché(e) au cabinet de la DAJ, l'assistant(e) de la directrice des affaires juridiques des ministères sociaux de direction assure les fonctions principales suivantes :
> Organisation et gestion du secrétariat de direction :
Gestion de l'agenda de la directrice : prise de rendez-vous et plannings
Accueil physique et téléphonique de la direction
Préparation et organisation des réunions
Gestion du courrier et des transmissions du courrier interne
Suivi du courrier électronique via le logiciel de gestion du courrier ELISE : enregistrement, classement, diffusion, mise en forme et relecture des documents
Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations
Gestion des demandes des agents.

> Logistique :
Gestion des demandes de réservation de salles et des demandes logistiques via le logiciel dédié
Gestion des déplacements et des remboursements des frais des agents via l'application Chorus DT
Gestion des arrivées et des départs des agents : demande de matériel informatique, badge, installation, clôturer les accès
Gestion des stocks et des commandes de fournitures
Gestion de l'enveloppe de fonctionnement de la direction : suivi mensuel des dépenses.

> Communication :
Participer aux actions de communication en interne, mettre à jour et alimenter la page intranet de la DAJ, élaborer des supports de communication.

> Appui à la gestion des ressources humaines :
Gestion du logiciel RenoiRH GTA (pose des jours de congés, gestion du télétravail, CET), gestion de la campagne de CET (décembre - janvier), mise à jour de la base de données de l'outil d'alerte Suricate.

Mission complémentaire : Assurer le secrétariat de commissions et le paiement des frais de mission des membres de commission.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Connaissance des techniques de secrétariat (E)
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques notamment outils collaboratifs et applications informatiques métier(E)
- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique (E)
- Connaissances de l'environnement professionnel ministériel et interministériel (M)
- Classement, archivage (M)
- Maîtrise des outils de communication (M)

Savoir être : *** en fonction des attentes

- Sens des relations humaines et capacité à travailler en équipe ***
- Autonomie : sens de l'anticipation et de l'initiative ***
- Rigueur dans l'exécution des tâches ***
- Disponibilité, réactivité, capacité d'adaptation ***
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité ***

Savoir-faire :

- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence (E)
- Sens de l'organisation et de la coordination (M)
- Veiller à la bonne circulation de l'information (E)
- Qualités rédactionnelles (M)
- Capacité à mener en parallèle différentes tâches (M)

Fourchette de rémunération pour les contractuels (brut/an):
- 23 618 euros - 27 161 euros : profil débutant (jusqu'à 5 ans d'expérience)
- 23 618 euros - 31 235 euros : profil intermédiaire (jusqu'à 15 ans d'expérience)