Secrétaire du Sar du Ddarj et Assistant de Formation H/F - Service Public

Le service administratif régional met en oeuvre la politique de gestion régionale définie par les chefs de cour en matière budgétaire, de ressources humaines des personnels du ressort, de formation des fonctionnaires, d'informatique et de patrimoine immobilier.

Le service administratif régional est composé de 43 agents répartis entre la direction, le pôle moyens (service budgétaire, service informatique et pôle technique), le service des ressources humaines (ressources humaines et formation) et les agents placés : 3 DSG placés, 2 cadres greffiers placés, 7 greffiers placés et 4 adjoints administratifs placés.Groupe de fonctions RIFSEEP : 3

Assistant de la formation

1. Participation à l'analyse des besoins et à la conception des actions de formation pour les formations transversales (management, ressources humaines, hygiène, santé et sécurité au travail, préparation aux concours...) et les corps communs (SA, attachés, adjoints administratifs),

2. Analyse des offres reçues (appels d'offre ou renouvellement de marché public) conjointement avecle RGF

3. Suivi administratif et informatique de la formation des agents du ressort de la Cour d'appel

4. Mise à jour du calendrier du service formation (notamment en ligne) et du tableau de suivi incluant les différents dispositifs de formation - mise à jour de l'espace intranet du service de formation

5. Saisie et suivi des formations sur l'applicatif dédié : HaRmonie Formation (LSO) et Mentor

6. Édition des documents relatifs aux formations, réservation et préparation de la salle

7. Diffusion des supports de formation aux participants

8. Ouverture et clôture des formations

9. Envoi des évaluations aux formateurs

10. Suivi de la formation initiale des adjoints administratifs et techniques, des secrétaires administratifs et des contractuels

11. Mise en oeuvre du circuit budgétaire via CHORUS (saisie des demandes d'achat et du service fait)

12. Etablissement et suivi des statistiques via IRHIS

13. Archivage

Secrétariat DDARJ/SAR

1/ Secrétariat:

· Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas

. Standard téléphonique

· Préparer les réunions et rédiger les comptes-rendus

· Élaborer des documents administratifs et les dossiers

· Réceptionner et traiter le courrier

· Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

· Action sociale: Diffusion des offres de logement au ressort, transmission des offres de L'ASCMJ, de la SRIAS, du crédit social des fonctionnaires, Gestion du programme 310 (séjour enfant, enfant en situation de handicap et restauration administrative)

· Etablissement des cartes professionnelles des conciliateurs, des assesseurs TPE et des fonctionnaires

2/ Service support et logistique:

- prendre en charge les aspects logistiques (copieurs ...)

- gérer les plannings de réservation (salles ...)

- gérer les fournitures, badges d'accès, les clés ...

- saisie des demandes d'achat et des services faits dans chorus formulaires

- commandes par carte achat,

- assurer l'entretien du véhicule de service

3/ Assurer le service ressources humaines du SAR (arrêt maladie, badgeuse, communication des notes et circulaires, DIADEM ...)

CONNAISSANCES :

applicatifs métiers,

circuits administratifs,

outils bureautiques et de communication

organisation administrative et judiciaire,

statut général de la fonction publique et statuts particuliers,

règlementation des marchés publics

règles budgétaires et comptables

SAVOIR-FAIRE :

appliquer les textes législatifs et règlementaires,

maîtriser les rédactions particulières à l'emploi,

maîtriser les techniques de classement et d'archivage,

maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique,

maîtriser les techniques de communication,

alimenter les tableaux statistiques,

organiser sa charge de travail,

travailler en équipe

SAVOIR-ÊTRE :

être à l'écoute,

être réactif,

faire preuve d'initiative,

faire preuve de discrétion,

faire preuve de rigueur,

avoir le sens des relations humaines,

rendre compte et apporter une aide à la décision

avoir le sens de l'organisation,

être autonome