Assistant de Direction H/F - Direction Departementale de l Emploi d

Encadrement : non
Activités principales :

Assister la directrice et ses adjoints dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.
A ce titre, en charge :
- Assurer, filtrer et orienter l'accueil physique et téléphonique
- Programmation et prise de RV et inscription à l'agenda électronique
- Relever et orienter les mails de la boîte institutionnelle "Direction
- Signalement et orientation des priorités et urgences
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
- Anticiper l'organisation des réunions
- Organiser des réunions en interne et en externe
- Programmer, assister et rédiger les relevés de conclusion et suivre les décisions prises en CODIR DDETSPP bi-mensuels
- Suivi des arrêtés préfectoraux pour tous les services de la DDETSPP
- Gestion des arrêtés de délégation et subdélégations de signatures pour la Direction et l'unité de contrôle
- Prise en compte et gestion de l'arrêté préfectoral de la commission de surendettement en lien avec la Banque de France après le renouvellement des membres
- Établissement du planning d'astreintes des membres du CODIR DDETSPP
- Mise à jour de l'annuaire de la DDETSPP et des organigrammes à chaque arrivée ou départ d'agent
- Actualisation avant remise d'un livret d'accueil à chaque nouveau arrivant
- En appui technique entre les différents pôles de la structure dans l'organisation des réunions stratégiques ou à enjeux
- Interface et support logistique entre le SGCD et la Direction (impressions confidentielles de documents)
- Gestion des déplacements des membres de la Direction dans S4/HANA DT
- Classement et archivage des dossiers Direction et secrétariat (dossiers papiers et dossiers sous le serveur)

Volet communication interne et externe :
- Charte graphique : vigilance au bon respect de la charte et règles de présentation des courriers soumis à la signature de la Direction
- Revue de presse quotidienne
- Maintien et développement du réseau en externe
- Messages ponctuels d'information importante à tous les agents de la DDETSPP
- Programmation des visioconférences

Volet logistique :
- Organisation des réunions externes et internes (AG du personnel entre autre)
- Organisation de moments d'acculturation (petits déjeuners, départs, arrivées, événements exceptionnels)
- prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de la Direction et des agents en lien avec le SGCD.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global.)

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.