Agent Chargé d'Accueil d'Information et de Soutien au Service Logistique Site d'Amiens H/F - Service Public

Au sein du secrétariat général de la DRAC, le service des affaires intérieures assure le bon fonctionnement quotidien de la structure en garantissant un environnement fonctionnel et sûr à l'ensemble des agents du site de la DRAC d'Amiens. Véritable support transversal, il intervient auprès de tous les services afin de leur permettre d'exercer leurs missions sereinement et avec efficacité. Il intervient dans l'accueil des usagers, des visiteurs et des partenaires en les renseignant et en les orientant, assure la distribution du courrier auprès des services. Il gère également l'entretien des bâtiments (nettoyage, maintenance préventive et corrective) en coordonnant les interventions d'entreprises spécialisées, dans le respect des normes de sécurité. Il veille au bon état du parc automobile (12 véhicules de service) par un suivi rigoureux des contrôles techniques, des révisions, des dépannages et valide les réservations faites par les agents du site. Au quotidien, il prend en charge la gestion des fournitures, du mobilier et des équipements nécessaires au bon déroulement des missions de tous les services. Il contribue à limiter les dysfonctionnements et à offrir à l'ensemble des agents des conditions de travail optimales, favorisant ainsi la continuité et la qualité du service public. Pour cela le service des affaires intérieures d'Amiens est composé de 4 agents au sein d'un effectif de 70 personnes sur le site d'Amiens.L'agent affecté(e) au service logistique du site est chargé de l'accueil, du traitement du courrier à l'arrivée et au départ par des opérations de transport, d'enregistrement, d'affranchissement et de classement, vient en appui de l'agent technique sur des missions de base (le remplace notamment en son absence) et du traitement des opérations de bases sur Chorus DT pour les agents des départements de l'Aisne, de l'Oise et de la Somme.

Accueil:
- accueil physique des visiteurs du site (personnes extérieures au service, entreprises, rendez-vous avec des agents du site, participants à des réunions...): répond aux questions des visiteurs, apporte des réponses de premier niveau, oriente les usagers en fonction du motif de leur venue, accompagne les personnes vers les salles de réunions;
- accueil téléphonique: répond aux demandes des interlocuteurs, renseigne, oriente les appels téléphoniques vers les destinataires appropriés et garantie la traçabilité des appels par tous moyens.

Gestion du courrier:
- réception du courrier arrivé et enregistrement dans la base Goia;
- répartition et circulation du courrier selon les procédures définies pour l'ensemble de la DRAC;
- aide aux recherches de courrier dans la base Goia et dans l'archivage;
- suivi de la base courriers de la DRAC;
- enregistrement sur la plateforme Géodis des colis à expédier, préparation et complétude du bordereau d'envoi et remise au service postal.

Appui à l'agent technique:
- gestion des salles de réunion: accès, occupation, réapprovisionnement en café/thé/gobelets, gestion du chauffage et de l'éclairage dans les salles Robida et chapelle lorsqu'elles sont occupées;
- validation des réservations (salles de réunion, véhicules de service);
- suivi des consommables du marché d'entretien des locaux;
- maintien à jour de la liste téléphonique du site d'Amiens;
- enregistrement des dépenses réalisées en cartes achatdans le tableau prévu à cet effet en suppléance de la responsable du service et regroupement de l'ensemble des pièces justificatives avant transmission à la DDFiP80;
- aide au déménagement de bureaux;
- aide à la recherche d'entreprises pour des travaux du service logistique et relances;
- participe aux petits travaux d'entretien et réparation du bâtiment;
- accompagne les entreprises extérieures;
-suivi des entreprises lors des contrôles réglementaires;
- aide à l'entretien du parc automobile.

Validation des ordres de missions/frais de déplacement sur Chorus DT:
- validation des ordres de missions sur Chorus DT, pour les agents des sites d'Amiens, de Compiègne et de Laon;
- validation des frais de missions saisis par les agents des départements de l'Aisne, de l'Oise et de la Somme dans ChorusDT ;

- rédaction de courriers, courriels à l'attention des agents Gestionnaires logistique;

- contrôle et validation des factures SNCF;

Activités ponctuelles:

- participe à l'organisation d'événements.

Compétences principales mises en oeuvre :
Compétences techniques :

- Bonne connaissance de l'organisation et des missions du ministère de la culture ainsi que les activités des services et des personnels

- Bonne présentation et expression orale

- Maîtrise des outils bureautiques

- Connaissance de bases dans le domaine automobile

- Détenir un Permis de conduire B

Savoir-faire:

- savoir accueillir, orienter, renseigner les interlocuteurs

- savoir traiter et orienter les courriers dans les différents services

- utilisation du logiciel de la DRAC

Savoir-être (compétences comportementales)

- goût du travail en équipe, discrétion, rigueur, affabilité, diplomatie, patience

- Être en capacité de se montrer force de propositions.