Assistant Administratif H/F - Service Public

Poste rattaché à la Direction des Affaires Financières du GIP-FCIP.

Sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'unité administrative et financière (N+1), et du Directeur des Affaires Financières (N+2), assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et financière, d'assistance technique, et matérielle :

Composition et effectifs : 10 à 11 agents.Gestion administrativeet financière :

· Prise en charge, instruction et suivi de dossiers administratifs et financiers spécifiques avec le chef de service, établissement des bons de commande, paiement des factures, suivi administratif et financier

· Prise en charge de la facturation et son suivi, alimentation des tableaux de bord, réalisation des extractions dans les systèmes d'information, saisie et mise à jour des bases de données relatives à la gestion. Dépôt des factures sur les plateformes ou envoi par courrier

· Collecte et contrôle des pièces justificatives nécessaires, et archivage

· Participation à la prise en charge des frais de déplacements

· Participation à l'archivage du compte financier

Assistance technique, et matérielle:

· Participation à l'accueil physique et téléphonique et à l'orientation des interlocuteurs internes et externes

· Participation au secrétariat du service administratif et financier

· Participation à la gestion du courrier

· Participation à la gestion matérielle du GIP-FCIP (commandes de fournitures, gestion des photocopieurs, gestion des consommables, liste non exhaustive)

Connaissances, savoirs :

· Connaissance des principes de gestion financière et de la comptabilité publique

· Compréhension des règles de la formation continue

· Relations entre l'organisme (GIP-FCIP), le stagiaire, l'entreprise et/ou le financeur (OPCO), relations commerciales avec les clients

Savoir-faire :

· Maîtrise des outils bureautiques

· Logiciel de comptabilité

· Contrôle et archivage des pièces justificatives

Savoir être :

· Capacité à travailler en équipe et avec divers interlocuteurs internes et externes

· Rigueur, autonomie, et réactivité

· Esprit d'initiative, sens de l'organisation

· Savoir planifier ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, et respecter les délais

· Savoir rendre compte

· Mettre en oeuvre les procédures dans une démarche qualité