Gestionnaire Administratif en Charge de la Scolarité H/F - Service Public

Composé de 5 gestionnaires, le service de la scolarité et de la vie étudiante de l'ENSCM est principalement chargé du suivi administratif et pédagogique de la scolarité des élèves ingénieurs.MISSION PRINCIPALE:
Le/la gestionnaire en charge de la scolarité aura pour mission principale l'organisation de la scolarité des étudiants et apprentis inscrits dans l'établissement dans le respect des règles et des procédures en vigueur. Ses tâches administratives vont de la sélection des étudiants jusqu'à la délivrance des diplômes et incluent les réservations de salles et la contribution à l'organisation des examens, les absences des élèves et des enseignants dans le cadre de leurs missions. L'agent participe aussi à la gestion des stages en lien avec le/la gestionnaire mobilités.

ACTIVITES PRINCIPALES:

1. GERER le suivi des conventions de stages, projets de fin d'étude :

· Préparer numériquement les documents relatifs aux stages (formulaires interactifs) ;
· Recueillir numériquement les demandes de stages et les faire valider (délégué aux stages, responsable option, tuteur pédagogique) ;
· Préparer et éditer numériquement les conventions de stages, assurer le suivi des signatures ;
· Adresser à la CPAM le récapitulatif des stages à l'étranger ;
· Transmettre aux responsables d'option et aux tuteurs pédagogiques la liste des stagiaires à suivre ;
· Transmettre aux maîtres de stage les fiches d'évaluation et assurer le suivi du retour de celles-ci,
· Saisir les évaluations de stage, calculer les notes pour les étudiants, et les saisir dans Apogée.

2. GERER la scolarité des étudiants :

· Participer à l'inscription et réinscription des élèves ; relance pièces manquantes ; mise à jour de la plate-forme du CROUS pour les bourses, remboursement des frais inscriptions aux boursiers.
· Gestion : absences des étudiants, réservation de salles, transcription des relevés de notes en anglais.
· Assurer la gestion des admissions sur titres des élèves et des apprentis : réponse aux courriels des candidats, réception et vérification des dossiers déposés sur l'application, mise à disposition des dossiers auprès des enseignants, préparation des jurys d'admissibilité et d'admission.
· Collecter les fiches de voeux des semestres 8 et 9 et les synthétiser et après validation.
· Mettre à jour annuellement le syllabus : saisie, mise en forme et envoi pour validation des syllabi.

3. - PARTICIPER à la gest. quotidienne du service

· Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers du service de la vie étudiante.
· Participer à la mise en place des examens ; : collecte et vérification des sujets par rapport au syllabi. logistique des examens : matériel, consignes et tablettes, recueil des copies d'examen.
· Préparer les jurys : convocation, élaboration des procès-verbaux, diffusion des résultats. Edition des diplômes et suppléments aux diplômes.
· Participer (administration et surveillance) à une session TOEIC, convocation et diffusion des résultats

· Aide pôle mobilité

Savoir-faire:

· Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches dans le respect des calendriers.

· Savoir traiter, vérifier, organiser et classer l'information.

· Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats.

· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

· Savoir rendre compte des activités.

· Gérer les situations d'urgence.

· Rédiger des procédures et documents techniques.

· Bonne maîtrise de l'outil informatique: logiciels bureautiques et logiciels spécifiques APOGEE, MOVEON, HYPERPLANNING, Business Object.

Savoir être:

· Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.

· Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation, sens de l'initiative.

· Réactivité et dynamisme.

· Capacité d'écoute, disponibilité.

Sens du service public.
Forte capacité d'adaptation, aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire.