Assistant du Service Aménagement Soutenable H/F - Service Public

Au sein d'un service de 20 personnes, vous assurez le secrétariat et l'appui aux différentes missions du service. En particulier, vous:
- Assurez l'accueil téléphonique et physique au sein du service
- Gérez le traitement et le suivi du courrier (entrant et sortant) dont celui des courriers enregistrés en préfecture (GEC) et vous assurez le respect des chartes pour les différents documents produits
- Assurez la numérotation et au besoin la publication des arrêtés au recueil des actes administratifs (RAA)
- Assurez la publication sur le site internet des services de l'État (logiciel dédié)
- Assurez la logistique du service (fournitures, ...) et l'organisation de réunions
- Assurez la prise de rendez-vous pour la cheffe de service et l'adjoint
- Assistez les agents du service dans la réalisation de leurs missions et notamment:
- mise en forme et envoi de documents
- saisie de données dont tableau de suivi
- numérisation des documents
- enregistrement et accusé de réception des attestations de travaux d'accessibilité
- archivage (papier et numérique)
- Contribuez à l'organisation et au secrétariat de la commission départementale de protection des espaces naturels, agricoles et forestiers (CDPENAF)
- Assurez la gestion des archives papier et numérique du service avec un enjeu de tri et versement des archives historiques
- Réalisez une revue de presse quotidienne

En cas de besoins ponctuels et en fonction de l'évolution des missions du service, l'agent devra être en capacité de s'adapter pour accomplir de nouvelles activités. Vous pourriez notamment intervenir dans la passation et le suivi des commandes publiques pour le compte du service.

Vous êtes placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service. Vous travaillez en relation avec l'ensemble des collègues du service et de nombreux collègues au sein de la DDT en particulier le secrétariat de direction. Vous êtes également en relation avec les autres services de l'État (préfecture, SGCD - secrétariat général commun départemental, DREAL PACA) et les partenaires du service.

Des expériences précédentes en tant qu'assistant(e), secrétaire ou gestionnaire administratif(ve) sont un atout.
En termes de posture, différents savoir-faire et savoir-être sont requis pour assurer les missions au sein du service et en lien avec les partenaires. D'autres sont un atout et pourront être développés dans le cadre du poste.

Connaissances à posséder ou à acquérir (formation, tutorat, ...):
- Maîtrise des outils bureautiques (suite open office) et informatiques et des logiciels usuels (recueil des actes administratifs, site internet des services de l'État, messagerie Mélanie...) - indispensable
- Compétences rédactionnelles (orthographe, tournure de phrase, rédaction administrative) - indispensable
- Connaissance du service, des responsabilités de chacun - indispensable
- Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs - indispensable
- Connaissance générale des politiques publiques

Savoir-faire et savoir-être:
- Capacité d'organisation - indispensable
- Capacité à être réactif - indispensable
- Capacité d'écoute et de communication - indispensable
- Qualité relationnelle - indispensable
- Discrétion professionnelle - indispensable
- Savoir faire preuve de rigueur - indispensable
- Travail en équipe et en réseau - indispensable
- Capacité à être autonome - indispensable
- Capacité d'adaptation - indispensable
- Capacité à suivre les différents délais, anticiper et alerter
- Savoir rendre compte
- Capacité d'initiative
- Savoir hiérarchiser l'importance des informations

Responsabilités: en charge de faciliter le bon fonctionnement de l'équipe; participation active aux échanges d'expériences et de pratiques au sein du réseau des assistant(e)s de la DDT; référent(e) archivage pour le service; référent(e) imprimante pour l'étage.