Assistant - Assistante de Gestion Administrative et d'Accueil H/F - Commune d Yzeure

Missions principales exercées sous l'autorité du responsable hiérarchique

Secrétariat du pôle administratif de la direction de l'Enfance :
Etablir les contrats d'accueil de l'Escalette, le p'tit monde d'Yzatis, la Coquinette et la crèche familiale.
Assurer le secrétariat et gérer le courrier de la petite enfance.
Recueillir les données pour l'établissement des factures.
Elaborer les factures des structures de la petite enfance.
Préparer la commission de préinscription en répertoriant les demandes et finaliser en préparant les courriers aux parents suite à la commission.
Suite à la commission, finaliser les dossiers administratifs sur le logiciel et affecter chaque enfant à sa structure d'accueil.
Accueillir le public, renseigner les familles, remettre les dossiers de pré-inscription.
Traiter les dossiers d'entrée des enfants et les saisir sur le logiciel.
Faire la commande de fournitures bureautiques. Centraliser les commandes pour toutes les structures, assurer l'engagement des dépenses.
Pour la crèche familiale, élaboration des feuilles de présence chaque mois et du planning mensuel.
Tenir la régie d'avance.
Travailler en étroite collaboration avec la directrice de l'enfance (dossiers, courriers.)
Participer à l'élaboration des dossiers demandés par la CAF et la MSA en collaboration avec la directrice de l'enfance.
Collaborer avec chaque responsable de structure pour le traitement des factures concernant le matériel.
Participer à des réunions et établir les comptes rendus.
Participer à la vie de la direction (manifestations, réunions, etc).
Assurer le lien avec les différents partenaires et services internes.
Travailler régulièrement avec les autres agents du pôle administratif de la direction de l'Enfance.

Autres missions éventuelles exercées sous l'autorité de responsable(s) fonctionnel(s) à préciser
Ponctuellement, comme tout agent de la collectivité, l'agent pourra être sollicité pour participer à des actions transversales mises en oeuvre au sein de la collectivité

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).