Assistant·e de Direction H/F - Ass Ensemble Autrement

L'association Ensemble Autrement intervient sur la métropole lilloise depuis 1997. Nous accompagnons au quotidien des personnes en situation de handicap psychique afin de favoriser leur inclusion et leur épanouissement personnel. Notre mission est de proposer des solutions adaptées qui favorisent l'autonomie et permettent aux personnes accompagné-es de faire leurs propres choix de vie, grâce à un panel de services créés en fonction de leurs besoins.
L'association est structurée en quatre pôles d'activités à ce jour : aide à domicile, vie sociale, habitat et accompagnement logement. Actuellement, nous sommes 130 salarié-es et accompagnons un peu plus de 400 personnes. Notre siège social se situe à Roubaix et notre intervention couvre principalement la MEL et s'étend sur certains autres territoires du Nord et du Pas-de-Calais.
Nos valeurs :
- Respecter les droits et libertés individuelles des personnes vivant avec des troubles psychiques.
- Favoriser leur inclusion et libre choix.
- Atteindre nos objectifs par l'innovation sociale, la coopération et le partenariat.
- Améliorer continuellement la qualité de vie au travail de nos équipes.
Pour cela, nous proposons des formations, des immersions sur le terrain et des parcours de montée en compétences. Nous mettons l'humain au centre de nos actions et offrons à nos collaborateur-rices une souplesse dans l'organisation de leur travail pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Contexte :
Composée aujourd'hui de 130 salarié-es aux profils variés, l'association connaît un développement constant. Suite à une réorganisation, l'association recrute un-e assistant-e de direction.
Vos missions :
Assistanat de direction & appui au CODIR
- Rédaction, mise en forme et diffusion des comptes-rendus, notes, bilans, procédures et supports (PowerPoint/Canva).
- Mise à jour des trames documentaires et préparation des dossiers stratégiques (CPOM, projets de service, bilans).
- Consolidation des données, vérification des indicateurs et archivage.
- Suivi des échéances institutionnelles (tableaux, relances, délais) et indicateurs budgétaires.
- Gestion des commandes (véhicules, téléphonie, informatique, mobilier) et suivi de la flotte automobile.
Pilotage du Système d'Information (SI)
- Coordination des incidents et interface avec les prestataires.
- Gestion des accès utilisateur-rices (création/modification/clôture).
- Participation aux paramétrages SI (astreintes, migrations) et mise à jour de la documentation.
- Onboarding numérique des nouveaux-elles arrivant-es.
Accompagnement et soutien RH
- Suivi administratif : formations, Uniformation, entretiens annuels/professionnels, arrêts de travail et mi-temps thérapeutiques.
- Rédaction des courriers RH et attestations.
- Participation au recrutement : publication/suivi des annonces, sourcing, suivi des prestataires.
- Archivage RH et mise à jour des dossiers.
- Mise à jour des tableaux RH (entrées/sorties, parcours, échéances).
Soutien administratif transversal
- Suivi des conventions et documents contractuels.
- Gestion de la boîte mails générale.
- Suivi des amendes, FPS et tickets Buréo.
- Gestion des caisses du site Côte HAPA.
- Participation à l'administration du personnel.
Profil recherché
Expérience :
Vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
Compétences clés :
- Solides capacités rédactionnelles et de synthèse et excellente maîtrise de la mise en forme documentaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs).
- Bonne compréhension des enjeux SI (accès, sécurité, incidents, paramétrage).
- Connaissances souhaitées en gestion RH (formation, absences, tableaux de suivi).
Qualités recherchées :
- Rigueur, fiabilité, respect des procédures.
- Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
- Capacités d'analyse et de synthèse, cap

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.